Sabrina Kartika Wulan

    FOLLOW  

Mewujudkan Efektivitas Tugas Protokoler Kepala Daerah

Info Terkini | Tuesday, 04 Jul 2023, 10:00 WIB

Peran pemerintah daerah di dalam tujuan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 adalah untuk melaksanakan desentralisasi, dekonsentrasi, dan tanggung jawab pembantuan atas nama pemerintah daerah otonom. Segala tindakan pemerintah daerah harus berada di bawah pengawasan langsung kepala daerah yang merupakan pejabat tertinggi di daerah yang bersangkutan.

Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan di Indonesia tentunya membantu para pemimpin daerah di Indonesia dalam menjalankan tanggung jawabnya. Dalam menjalankan tugas, bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan harus berusaha maksimal dalam melaksanakan tugasnya.

Dalam penyelenggaraan ini juga tak luput dari kesalahan-kesalahan yang terjadi. Menurut UU nomor 9 Tahun 2010 tentang keprotokolan bahwa Ruang Lingkup Tugas Protokol adalah tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.

 

Dalam menjalankan tugas tersebut di dalam kantor maupun di luar kantor pastinya sangat banyak karena Bagian Prokompim ini harus melekat dengan Pimpinan Daerah. Kegiatan di dalam Kantor bisa meliputi persiapan tata letak tempat duduk, persiapan sound system dan persiapan tempat makan pimpinan daerah. Jika kegiatan di luar kantor maka harus mengecek ruang transit sebelum kegiatan berlangsung dan pastinya tata letak tempat duduk dan segala keperluan Pimpinan Daerah.

Adanya banyak kendala yang dapat terjadi di sebuah acara maka sebaiknya sebelum acara adanya koordinasi dengan organisasi terkait bahwa susunan acara harus dirincikan terlebih dahulu. Kemampuan petugas untuk memahami uraian tugas, memberikan pelayanan prima, dan berkolaborasi dengan bagian lain adalah yang membuat program kegiatan keprotokolan menjadi kuat.

Strategi komunikasi terstruktur dapat berguna untuk aktivitas kesepakatan karena dapat membantu memberikan arah kesepakatan dan pengetahuan yang jelas tentang apa yang sedang terjadi. Selanjutnya, lingkungan komunikasi yang baik yang diciptakan oleh pimpinan selama program asesmen, menguntungkan karena selama asesmen pimpinan mengadopsi gaya komunikasi percaya diri, yang membuat staf protokol merasa nyaman dan mendorong semangat positif.

Sub Bagian Protokol memiliki budaya organisasi disiplin, keterbukaan, saling menghargai, dan solidaritas yang tinggi yang menjadikan protokol, menjadi tim yang solid dalam melaksanakan kegiatan keprotokoleran demi mensukseskan suatu acara. Ketidakmampuan sumber daya manusia untuk merencanakan acara dengan baik merupakan kelemahan dari layanan protokol, dan tidak semua protokol, terutama laki-laki, memenuhi syarat untuk mengadakan pertemuan pada umumnya hanya protokol perempuan yang mumpuni menjadi master of ceremony serta pemahaman tentang cara berkomunikasi belum merata di Sub bagian protokol, perlunya pemahaman mengenai cara berkomunikasi yang baik terhadap stakeholders, dalam hal ini senior protokoler lebih terjun langsung dalam berkomunikasi dengan pimpinan dan masyarakat.

Kemudian kurangnya SDM sebagai personil protokol, hal ini disebabkan karena penurunan jumlah protokol setiap tahunnya, tentu dengan penurunan ini membuat performa protokol menurun mengingat kegiatan keprotokoleran yang banyak. Maka perlu ditanggulangi dengan adanya penambahan petugas protokol. Kegiatan keprotokoleran tidak didukung dengan teknologi yang memadai.

Adanya teknologi yang ada akan memudahkan kegiatan protokol dalam mengefisiensikan kegiatan yang berlangsung. Strategi yang digunakan untuk meningkatkan efektivitas tugas protokoler yakni menggunakan strategi komunikasi persuasif yang efektif guna mempermudah berkomunikasi dengan masyarakat perihal kegiatan keprotokoleran dengan memaksimalkan potensi anggota dalam konteks kemampuan diri.

Selanjutnya, membuat standarisasi petugas protokol dan pembagian tugas protokol serta meningkatkan pemahamandan skill personal protokoler dan hubungan dengan publik eksternal. Selain itu, dapat juga memberikan pelatihan keprotokoleran kepada seluruh protokoler guna meningkatkan kinerja dan kredibilitas, serta mengedukasi protokol tentang strategi komunikasi yang baik dan efektif.

Oleh: Mahasiswa S1 Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Jakarta