Fathi Farhat
Digitalisasi Procurement: Transformasi Pengadaan Barang di Era Modern
Bisnis | 2026-01-22 20:05:20Industri pengadaan barang dan jasa (procurement) mengalami perubahan signifikan dalam beberapa tahun terakhir. Jika dulu semua proses dilakukan manual dengan tumpukan dokumen fisik, kini teknologi digital mengubah cara perusahaan mengelola pengadaan menjadi lebih efisien dan transparan.
Tantangan Procurement Tradisional
Sistem pengadaan konvensional sering menghadapi berbagai kendala seperti proses administrasi yang memakan waktu, kesulitan pelacakan data vendor, hingga risiko human error dalam pencatatan. Belum lagi tantangan koordinasi antar divisi yang memerlukan komunikasi intensif untuk memastikan kelengkapan dokumen.
Dalam proyek tender misalnya, setiap detail harus dicermati mulai dari Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS), dokumen administrasi, spesifikasi teknis, hingga penawaran harga. Satu kesalahan kecil bisa berakibat fatal bagi perusahaan.
Solusi Digital yang Terintegrasi
PT Asta Bumi Cipta sebagai perusahaan procurement modern mengadopsi pendekatan digital-first dalam operasionalnya. Perusahaan ini menggunakan berbagai platform seperti sistem internal ASTA, Zoho, dan Airtable untuk mengelola data vendor, transaksi, hingga proses tender.
Sistem terintegrasi ini memungkinkan tim dari berbagai divisi - purchasing, sales, finance, dan tender - bekerja secara sinkron. Data vendor yang lengkap dengan NPWP, NIB, dan contact person tersimpan dalam satu database yang mudah diakses. Ketika ada kebutuhan tender, informasi langsung tersedia tanpa perlu mencari dokumen fisik.
Proses Tender di Era Digital
Meski menggunakan teknologi, proses tender tetap memerlukan ketelitian tinggi. Dokumen-dokumen penting seperti surat penawaran, pakta integritas, dan spesifikasi teknis harus disiapkan sesuai standar masing-masing instansi, baik itu PLN, BUMN, maupun perusahaan swasta.
Yang berubah adalah efisiensi prosesnya. Dengan sistem digital, scanning dokumen, pengesahan, hingga pengarsipan bisa dilakukan lebih cepat. Template dokumen tersimpan rapi dan bisa disesuaikan untuk berbagai kebutuhan tender. Tracking progress tender juga lebih mudah dipantau secara real-time.
Manfaat E-Procurement untuk Bisnis
Penerapan e-procurement memberikan banyak keuntungan. Pertama, transparansi meningkat karena setiap transaksi tercatat digital. Kedua, efisiensi waktu karena proses yang sebelumnya memakan hari bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Ketiga, akurasi data lebih terjaga karena mengurangi input manual.
Untuk vendor dan klien, sistem digital juga menguntungkan. Mereka bisa mengakses informasi produk, harga, dan status pesanan dengan mudah. Komunikasi menjadi lebih cepat melalui platform terintegrasi tanpa harus bolak-balik email atau telepon.
Skill yang Dibutuhkan di Era Digital
Transformasi digital menuntut tenaga kerja memiliki kemampuan adaptif. Tidak cukup hanya memahami proses procurement tradisional, kini harus juga familiar dengan berbagai tools digital, analisis data, hingga marketplace B2B seperti Tokopedia untuk perbandingan harga kompetitor.
Program magang menjadi jembatan penting bagi mahasiswa untuk mengenal teknologi-teknologi ini. Pengalaman langsung menggunakan sistem procurement digital memberikan bekal berharga yang sulit didapat di bangku kuliah.
Masa Depan Procurement Indonesia
Dengan dorongan pemerintah terhadap transformasi industri berbasis teknologi, masa depan procurement Indonesia semakin cerah. Perusahaan-perusahaan seperti PT Asta Bumi Cipta membuktikan bahwa digitalisasi bukan hanya tren, tetapi kebutuhan untuk tetap kompetitif.
Bagi generasi muda yang ingin berkarier di bidang ini, peluang terbuka lebar. Kombinasi antara pemahaman bisnis, kemampuan analisis, dan penguasaan teknologi akan menjadi aset berharga di industri procurement masa depan.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
