Suko Waspodo

    FOLLOW  

Bagaimana Manajer Dapat Meningkatkan Pemecahan Masalah Tim

Eduaksi | Friday, 29 Mar 2024, 19:15 WIB

Mengajarkan pemecahan masalah yang baik berarti belajar dari solusi sebelumnya.

Poin-Poin Penting

· Kita dapat mengakses banyak informasi secara online, namun keterampilan berpikir kritis tetap penting.

· Kunci untuk meningkatkan pemecahan masalah tim adalah menyediakan sumber daya andal yang Anda percayai.

· Bangun perpustakaan sumber daya pemecahan masalah, termasuk membuat petunjuk langkah demi langkah dan daftar periksa.

Saat ini, sudah menjadi kenyataan yang sudah ketinggalan zaman bahwa kita semua mempunyai informasi dalam jumlah tak terbatas di ujung jari kita, tersedia secara instan, setiap saat. Kita mempunyai banyak jawaban yang bersaing untuk pertanyaan apa pun dalam subjek apa pun—lebih banyak jawaban daripada yang bisa dikuasai oleh seluruh tim, apalagi seorang individu, seumur hidup. Lucunya yang kurang jelas adalah ini: Telah terjadi perubahan radikal dalam jumlah informasi yang perlu diingat seseorang dibandingkan informasi yang dapat diakses melalui ujung jari.

Tidak seorang pun boleh berpikiran sempit atau kuno sehingga mengabaikan kekuatan untuk mengisi kesenjangan pengetahuan sesuai permintaan. Namun fenomena ini sering dikaitkan dengan meningkatnya kesenjangan keterampilan berpikir kritis yang dialami banyak organisasi saat ini.

Banyak orang saat ini tidak memiliki kebiasaan untuk berpikir secara mandiri. Tanpa banyak pengalaman memecahkan masalah, tidak mengherankan jika banyak orang yang sering kebingungan ketika menghadapi masalah yang tidak terduga.

Begini masalahnya: Sembilan dari sepuluh kali, Anda tidak perlu membuat keputusan penting berdasarkan penilaian Anda sendiri saat ini. Anda akan jauh lebih baik jika dapat mengandalkan akumulasi pengalaman organisasi tempat Anda bekerja, sama seperti kita mengandalkan akumulasi informasi yang tersedia secara online.

Kuncinya adalah memastikan bahwa bawahan langsung Anda mengambil sumber informasi dan pengalaman yang dapat dipercaya oleh mereka dan organisasi.

Langkah pertama untuk mengajari siapa pun dasar-dasar pemecahan masalah adalah mengantisipasi masalah paling umum yang sering terjadi dan bersiap dengan solusi yang sudah jadi. Ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, namun keterampilan pemecahan masalah tidak dibangun dengan menciptakan kembali roda: Dari mempelajari dan menerapkan solusi yang sudah jadi, karyawan akan belajar banyak tentang anatomi solusi yang baik. Hal ini akan menempatkan mereka pada posisi yang lebih baik untuk berimprovisasi ketika menghadapi masalah yang benar-benar tidak terduga.

Caranya adalah dengan menangkap praktik terbaik, mengubahnya menjadi prosedur operasi standar, dan menerapkannya ke tim Anda untuk digunakan sebagai alat bantu pekerjaan. Ini bisa sesederhana daftar periksa “jika, maka”:

· Jika A terjadi, maka lakukan B.

· Jika C terjadi, maka lakukan D.

· Jika E terjadi, maka lakukan F.

Berikut tujuh tip untuk membantu Anda membangun perpustakaan sumber daya pemecahan masalah untuk tim Anda:

1. Uraikan semuanya dan tuliskan. Mulailah dengan apa yang Anda ketahui. Bagi tugas atau proyek ke dalam daftar petunjuk langkah demi langkah, dengan menggabungkan sumber daya atau bantuan pekerjaan apa pun yang saat ini Anda gunakan. Kemudian, ambil setiap langkah lebih jauh dengan memecahnya menjadi serangkaian tindakan nyata. Buatlah sedetail mungkin—bahkan mungkin sedikit berlebihan. Akan selalu lebih mudah untuk menghapus langkah-langkah yang tidak perlu dari daftar periksa Anda daripada menambahkan langkah-langkah yang diperlukan nanti.

2. Ikuti instruksi Anda seolah-olah Anda seorang pemula. Setelah Anda memiliki garis besar langkah demi langkah yang terperinci, coba gunakan seolah-olah Anda benar-benar baru dalam tugas atau proyek tersebut. Ikuti instruksi persis seperti yang Anda tuliskan: Hindari mengisi kekosongan secara tidak sadar dengan keahlian Anda sendiri. Jangan berasumsi bahwa segala sesuatunya tidak perlu dikatakan lagi, terutama jika tugas atau proyek tersebut bersifat teknis atau rumit. Saat Anda mengikuti instruksi Anda, lakukan koreksi dan penambahan seiring berjalannya waktu. Jangan membuat kesalahan dengan berasumsi bahwa Anda akan ingat untuk melakukan koreksi atau penambahan yang diperlukan nanti.

3. Lakukan pengeditan akhir. Ikuti instruksi Anda yang diperbarui dan ditingkatkan untuk terakhir kalinya. Lakukan koreksi atau penambahan lebih lanjut jika diperlukan. Sertakan detail sebanyak mungkin untuk dan di antara setiap langkah.

4. Ubahlah menjadi daftar periksa. Sekarang, saatnya menerjemahkan instruksi Anda ke dalam format daftar periksa. Daftar periksa pada dasarnya adalah alat kewaspadaan: Daftar ini memperlambat kita dan memfokuskan kita pada tindakan yang ada di bawah kendali kita. Pertimbangkan apakah daftar periksa ini akan lebih berguna jika diungkapkan dalam bentuk lampau atau sekarang. Siapa yang akan menggunakan daftar periksa ini? Informasi apa yang perlu mereka ketahui? Seberapa banyak daftar periksa yang dapat dipahami secara sekilas?

5. Dapatkan masukan dari luar. Minta seseorang untuk mencoba dan menggunakan daftar periksa Anda untuk melihat apakah itu berhasil untuk mereka. Dapatkan tanggapan mereka tentang apa yang jelas, apa yang tidak jelas, dan mengapa jelas atau tidak jelas. Tanyakan tentang pertanyaan apa pun yang mereka miliki yang tidak terjawab oleh daftar periksa. Mintalah saran, pemikiran, atau perbaikan lain yang mungkin belum Anda pertimbangkan. Gabungkan masukan mereka lalu ulangi prosesnya dengan penguji lain.

6. Gunakan daftar periksa Anda. Jangan hanya membuat daftar periksa Anda untuk orang lain dan kemudian mengabaikannya. Gunakan itu dalam pekerjaan Anda ke depan, dan perlakukan itu sebagai dokumen hidup. Buat catatan klarifikasi, penambahan, dan perbaikan seiring perubahan alami pekerjaan seiring berjalannya waktu. Ingat, daftar periksa adalah alat kewaspadaan. Gunakan mereka untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan yang sudah Anda lakukan dan mengidentifikasi peluang untuk pertumbuhan dan peningkatan.

7. Membangun sistem penyimpanan draft, template, dan contoh karya yang dapat dibagikan kepada orang lain. Tentu saja, daftar periksa hanyalah salah satu jenis bantuan pekerjaan yang dapat dibagikan. Berbagi contoh pekerjaan Anda sebelumnya atau anggota tim lainnya adalah cara lain yang berguna untuk membantu seseorang memulai tugas atau proyek baru. Ini bisa berupa apa saja mulai dari produk akhir hingga draf, sketsa, templat, atau bahkan video.

***

Solo, Jumat, 29 Maret 2024. 7:10 pm

Suko Waspodo