Thareza Tifany

    FOLLOW  

Cara Manajer Mengelola Kelompok agar Bekerja Lebih Efektif dan Efisien

Bisnis | Saturday, 29 Jul 2023, 14:07 WIB

Kelompok memiliki pengertian yaitu kumpulan individu-individu yang berjumlah minimal dua orang yang saling berinteraksi, berkomunikasi, dan bekerja sama, juga saling mempengaruhi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan atau kepentingan bersama.

Kelompok dalam organisasi terdiri atas dua jenis, yaitu kelompok formal dan informal. Kelompok formal sendiri mencakup beberapa kategori, yaitu kelompok komando (pemerintah), komite, gugus tugas dan tim proyek.

Kelompok formal ada karena diciptakan dengan sengaja oleh manajer atau pimpinan organisasi dengan tujuan agar kelompok tersebut dapat melaksanakan tugas-tugas yang diberikan untuk mencapai tujuan organisasi.

Kelompok formal memiliki peranan yang penting di dalam mewujudkan visi, misi dan kepentingan di dalam organisasi. Oleh karena itu, manajer perlu mengelola kelompok dengan baik agar kelompok dapat menjadi aset berharga bagi organisasi, bukan menjadi beban yang justru menyusahkan organisasi untuk mencapai tujuannya.

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan oleh organisasi dalam mengelola kelompok agar dapat bekerja lebih efektif dan efisien, yaitu :

1. Menetapkan tujuan pembentukan kelompok

Tujuan merupakan rencana kelompok yang paling dasar. Tujuan kelompok harus menyumbang pada keberhasilan tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.

Sebagai contoh, tujuan organisasi secara keseluruhan adalah untuk memperoleh laba sebesar mungkin, maka komite pengembangan produk dibentuk dengan tujuan untuk mengembangkan produk baru yang lebih baik yang nantinya akan berdampak pada meningkatnya laba yang diterima organisasi.

2. Menentukan wewenang kelompok dengan jelas

Organisasi harus menjelaskan tugas dan tanggung jawab apa yang akan diemban oleh suatu kelompok. Kelompok bisa diberi tugas atau wewenang untuk meneliti, memberi nasihat, memberi rekomendasi, atau bahkan untuk mengambil keputusan.

Delegasi wewenang sendiri memiliki arti, yaitu pemberian tugas dan tanggung jawab organisasi kepada orang lain, dalam hal ini kelompok. Delegasi wewenang memungkinkan manajer tingkat atas atau organisasi secara keseluruhan menyelesaikan pekerjaan lainnya yang lebih penting sehingga tujuan organisasi dapat dicapai lebih efisien. Kelompok dengan wewenang yang jelas akan menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih berkualitas.

3. Menentukan ukuran kelompok atau jumlah anggota kelompok

Ukuran kelompok akan sangat berpengaruh terhadap keoptimalan, keefektifan dan keefisienan pekerjaan kelompok tersebut. Jika anggota kelompok berjumlah kurang dari yang seharusnya, kelompok akan memiliki keterbatasan karena kurangnya sumber daya manusia yang dapat berkontribusi.

Namun, jika anggota kelompok berjumlah melebihi yang seharusnya, hal tersebut juga akan berdampak kepada tingkat kefokusan kelompok dalam mencapai target yang ditetapkan organisasi.

4. Memilih ketua kelompok dengan kemampuan manajerial baik

Kelompok yang memiliki ketua atau pimpinan dengan kemampuan mumpuni akan menjadi kelompok yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi. Ketua kelompok dapat memimpin anggotanya agar bekerja optimal dan tepat waktu.

Ketua kelompok harus mengetahui kemampuan masing-masing anggota kelompoknya dengan baik dan memberi mereka tugas sesuai dengan kemampuan anggotanya tersebut. Ketua kelompok juga harus menjaga dan menjamin terciptanya lingkungan kelompok yang sehat, solid dan kerja sama yang kompak yang akan berdampak baik pada terwujudnya kepentingan organisasi.

5. Melakukan evaluasi terhadap kinerja kelompok

Evaluasi diperlukan untuk melihat apakah suatu kelompok telah berhasil melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh organisasi. Evaluasi juga digunakan untuk melihat apakah kelompok tersebut telah mencapai tujuan kelompok atau telah berkontribusi kepada tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.

Setelah melakukan evaluasi kelompok, organisasi dapat menentukan langkah selanjutnya yang akan diambil, baik melanjutkan atau malah membubarkan kelompok.

Contoh kasus sebagai berikut :

Suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang konsumsi atau disebut juga perusahaan makanan dan minuman yang memenuhi kebutuhan makanan dan minuman masyarakat luas, memiliki tujuan utama perusahaan yaitu menjadikan produk perusahaan sebagai produk dengan kualitas tinggi dengan harga terjangkau.

Maka, untuk mencapai tujuan perusahaan, dibentuklah komite peningkatan kualitas produk. Agar kelompok dapat menjadi aset berharga dan bukan menjadi beban, perusahaan kemudian melakukan pengelolaan yang baik terhadap kelompok.

Pertama, tujuan kelompok ditetapkan dengan jelas. Di dalam hal ini, tujuan komite adalah meningkatkan kualitas produk yang lebih baik dan menjadikan proses produksi lebih efisien agar perusahaan dapat menghasilkan produk lebih baik dan menjualnya dengan lebih murah.

Kedua, wewenang kelompok ditetapkan juga dengan jelas. Komite ini memiliki wewenang untuk meneliti, memberi nasihat dan rekomendasi kepada manajemen tingkat atas.

Selanjutnya, ukuran kelompok atau komite yang optimal ditentukan, tidak kurang dan tidak lebih.

Kemudian, organisasi menunjuk salah seorang dengan kemampuan manajerial yang baik untuk menjadi pemimpin kelompok. Ketua komite akan mengontrol kinerja anggota komite agar tetap sejalan dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Terakhir, manajer tingkat atas atau organisasi akan menilai dan mengevaluasi hasil kerja kelompok atau komite. Jika hasilnya terbukti baik dan komite berhasil menghasilkan produk dengan kualitas tinggi dengan harga cukup terjangkau, maka komite tersebut telah menjadi aset yang berharga bagi organisasi atau perusahaan.

Namun, jika tidak, organisasi dapat segera membubarkan kelompok atau komite yang menjadi beban tersebut dan membentuk komite baru. Organisasi dapat belajar dari kesalahan-kesalahan kelompok yang telah lalu dan lebih berhati-hati dalam menerapkan strategi untuk mencapai tujuan organisasi.