SANDRINA NIKITA UTAMI
Ketika Karyawan Kunci Tidak Memiliki Pengganti: Ancaman Tersembunyi dalam Perencanaan SDM
Bisnis | 2026-10-05 12:18:54Bayangkan suatu pagi seorang karyawan yang selama bertahun-tahun menjadi “orang paling tahu” di sebuah perusahaan tiba-tiba mengundurkan diri. Ia mengetahui alur pekerjaan, memahami karakter pelanggan, menguasai sistem, mengetahui dokumen-dokumen penting, bahkan sering menjadi tempat bertanya bagi rekan kerja lainnya.
Masalahnya, tidak ada seorang pun yang benar-benar siap menggantikannya.
Kondisi seperti ini mungkin terlihat sederhana, tetapi sebenarnya dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Ketika terlalu banyak pengetahuan dan tanggung jawab hanya dikuasai oleh satu orang, perusahaan menjadi rentan apabila orang tersebut tiba-tiba pergi.
Di sinilah pentingnya perencanaan sumber daya manusia (SDM).
Karyawan Andalan yang Diam-Diam Menjadi Risiko
Memiliki karyawan yang kompeten tentu merupakan keuntungan bagi perusahaan. Mereka biasanya memiliki pengalaman, keterampilan, jaringan, serta pemahaman mendalam mengenai pekerjaan.
Namun, ketergantungan yang terlalu besar kepada satu orang dapat berubah menjadi risiko.
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki satu karyawan yang paling memahami proses administrasi, satu orang yang paling mengetahui sistem keuangan, atau satu orang yang selalu menjadi penghubung utama dengan pelanggan. Selama mereka tetap bekerja, semuanya terlihat baik-baik saja.
Masalah baru terlihat ketika mereka cuti panjang, sakit, pindah divisi, atau bahkan mengundurkan diri.
Pekerjaan yang sebelumnya berjalan lancar tiba-tiba mengalami hambatan. Karyawan lain harus belajar dari awal, keputusan menjadi lebih lambat, dan perusahaan membutuhkan waktu untuk beradaptasi.
Dengan kata lain, yang hilang bukan hanya seorang karyawan, tetapi juga pengetahuan, pengalaman, dan kemampuan yang selama ini melekat pada orang tersebut.
Yang Hilang Bukan Hanya Tenaga Kerja
Salah satu kesalahan dalam perencanaan SDM adalah menganggap bahwa masalah kekurangan karyawan dapat selalu diselesaikan melalui rekrutmen.
Padahal, merekrut orang baru tidak otomatis menggantikan pengalaman yang hilang.
Karyawan baru membutuhkan waktu untuk memahami sistem kerja, budaya organisasi, karakter pelanggan, hingga berbagai persoalan yang mungkin tidak tertulis dalam prosedur resmi.
Karena itu, perusahaan perlu memikirkan pertanyaan yang lebih jauh: Jika karyawan penting meninggalkan perusahaan, siapa yang siap melanjutkan pekerjaannya?
Pertanyaan ini berkaitan erat dengan succession planning atau perencanaan suksesi.
Mengapa Rekrutmen Saja Tidak Cukup?
Rekrutmen memang penting. Namun, perusahaan yang hanya mengandalkan rekrutmen ketika posisi kosong sebenarnya sedang bersifat reaktif.
Perencanaan SDM seharusnya tidak hanya bertanya, “Berapa orang yang kita butuhkan saat ini?”, tetapi juga “Kompetensi apa yang akan kita butuhkan di masa depan?”
Di sinilah pengembangan karyawan menjadi penting.
Penelitian Mehreen dan Ali (2022) terhadap 239 karyawan perbankan menemukan bahwa succession planning dapat meningkatkan kinerja karyawan. Penelitian tersebut juga menunjukkan bahwa orientasi karyawan serta pelatihan dan pengembangan berkaitan positif dengan succession planning dan kinerja karyawan. Dengan demikian, mempersiapkan calon pengganti tidak hanya bermanfaat ketika seseorang meninggalkan perusahaan, tetapi juga dapat membantu meningkatkan kualitas karyawan yang dipersiapkan.
Artinya, perusahaan tidak seharusnya menunggu sampai posisi kosong baru mencari pengganti. Pengganti perlu dipersiapkan jauh sebelum dibutuhkan.
Succession Planning: Menyiapkan Pengganti Sebelum Dibutuhkan
Succession planning bukan berarti perusahaan harus menentukan sejak awal siapa yang pasti menggantikan seseorang.
Konsep ini lebih tepat dipahami sebagai proses mempersiapkan beberapa karyawan yang memiliki potensi untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar di masa depan.
Misalnya, seorang supervisor memiliki dua atau tiga anggota tim yang berpotensi berkembang menjadi supervisor. Mereka dapat diberikan pelatihan, tanggung jawab tambahan, kesempatan memimpin proyek, atau pendampingan dari atasannya.
Dengan cara tersebut, ketika posisi supervisor kosong, perusahaan tidak harus memulai semuanya dari nol.
Karyawan yang telah dipersiapkan juga sudah memahami lingkungan kerja dan budaya perusahaan. Proses transisi pun dapat berlangsung lebih cepat.
Jangan Biarkan Pengetahuan Berhenti pada Satu Orang
Selain menyiapkan pengganti, perusahaan juga perlu mengelola pengetahuan.
Salah satu masalah yang sering terjadi adalah knowledge hanya tersimpan di kepala karyawan. Ketika orang tersebut pergi, pengetahuan ikut pergi bersamanya.
Solusinya dapat dilakukan melalui dokumentasi prosedur kerja, knowledge sharing, job rotation, pelatihan silang (cross-training), serta mentoring.
Misalnya, pekerjaan administrasi yang biasanya hanya dikerjakan satu orang dapat dipelajari oleh karyawan lain. Tidak berarti semua orang harus menguasai seluruh pekerjaan, tetapi setidaknya terdapat lebih dari satu orang yang memahami proses penting.
Hal ini juga sejalan dengan kajian Aljbour, French, dan Ali (2022) yang melakukan systematic review terhadap 120 penelitian empiris mengenai talent management. Mereka menemukan bahwa praktik talent management dapat memberikan dampak pada tingkat individu, kelompok, maupun organisasi, dan pengembangan talenta merupakan salah satu praktik yang banyak diteliti.
Dengan demikian, pengembangan karyawan bukan sekadar program pelatihan, tetapi dapat menjadi bagian dari strategi perusahaan untuk menjaga keberlanjutan organisasi.
Perencanaan SDM Harus Melihat Masa Depan
Perusahaan juga perlu memahami bahwa kebutuhan SDM dapat berubah.
Teknologi berkembang, sistem kerja berubah, pasar bergerak, dan kebutuhan pelanggan semakin kompleks. Karyawan yang dibutuhkan perusahaan saat ini belum tentu sama dengan karyawan yang dibutuhkan lima tahun mendatang.
Karena itu, perencanaan SDM harus dilakukan secara berkelanjutan.
Perusahaan dapat melakukan pemetaan talenta untuk mengetahui siapa saja karyawan yang memiliki potensi, kompetensi apa yang sudah dimiliki, serta kemampuan apa yang masih perlu dikembangkan.
Dengan pemetaan tersebut, perusahaan dapat menentukan program pengembangan yang lebih tepat.
Misalnya, karyawan yang memiliki kemampuan teknis dapat diberikan kesempatan mengembangkan kemampuan kepemimpinan. Sementara karyawan yang memiliki kemampuan komunikasi dapat diarahkan untuk menangani pelanggan atau menjadi koordinator tim.
Tujuannya bukan hanya mempertahankan karyawan, tetapi menciptakan kesiapan untuk berbagai kemungkinan di masa depan.
Perencanaan Suksesi dan Ketahanan Perusahaan
Perencanaan suksesi juga berkaitan dengan kemampuan perusahaan menghadapi perubahan dan krisis.
Penelitian Bouteraa dan Bouaziz (2023) terhadap perusahaan di Tunisia menemukan bahwa beberapa praktik talent management, termasuk talent development dan talent succession planning, memiliki pengaruh positif terhadap aspek agility dalam organizational resilience. Temuan ini menunjukkan bahwa kesiapan talenta dapat membantu organisasi menjadi lebih mampu beradaptasi terhadap perubahan.
Hal tersebut menjadi semakin relevan di dunia kerja yang penuh ketidakpastian.
Perusahaan tidak pernah benar-benar tahu kapan seorang karyawan penting akan meninggalkan organisasi. Karena itu, kesiapan tidak boleh dibangun setelah masalah muncul.
Kesiapan harus dibangun sebelumnya.
Tidak Ada Karyawan yang Tidak Tergantikan
Ungkapan “karyawan ini tidak tergantikan” sebenarnya perlu dipandang dengan hati-hati.
Setiap orang memang memiliki pengalaman dan kemampuan yang berbeda. Namun, perusahaan yang sehat seharusnya tidak membangun sistem yang membuat satu orang menjadi satu-satunya sumber pengetahuan.
Karyawan penting tetap harus dihargai dan dipertahankan. Namun, pada saat yang sama, perusahaan juga harus memastikan bahwa pengetahuan dan tanggung jawab mereka dapat ditransfer kepada orang lain.
Dengan demikian, keberadaan karyawan tidak hanya memberikan manfaat bagi perusahaan saat ini, tetapi juga menciptakan kemampuan bagi generasi karyawan berikutnya.
Dari “Siapa yang Terbaik?” Menjadi “Siapa yang Siap Melanjutkan?”
Perencanaan SDM pada akhirnya bukan sekadar menghitung jumlah karyawan.
Lebih dari itu, perencanaan SDM adalah tentang memastikan perusahaan memiliki orang yang tepat, dengan kemampuan yang tepat, pada waktu yang tepat.
Perusahaan perlu mulai mengubah cara pandang dari sekadar mencari karyawan terbaik menjadi membangun karyawan yang siap berkembang dan melanjutkan tanggung jawab di masa depan.
Sebab, kehilangan seorang karyawan memang tidak selalu dapat dihindari. Namun, kehilangan pengetahuan, proses kerja, dan kemampuan organisasi akibat tidak adanya persiapan sebenarnya dapat diminimalkan.
Pertanyaannya kemudian bukan lagi, “Siapa yang paling penting di perusahaan kita?”
Tetapi:
“Siapa yang siap melanjutkan pekerjaan mereka ketika suatu hari mereka tidak lagi berada di sini?”
Pertanyaan sederhana tersebut mungkin menjadi awal dari perencanaan SDM yang jauh lebih matang.
Referensi
Aljbour, A., French, E., & Ali, M. (2022). An evidence-based multilevel framework of talent management: A systematic review. International Journal of Productivity and Performance Management, 71(8), 3348–3376. https://doi.org/10.1108/IJPPM-02-2020-0065.
Mehreen, A., & Ali, Z. (2022). The interplay between employee development factors and succession planning in predicting employee performance: Evidence from retail banks. Industrial and Commercial Training, 54(3), 528–543. https://doi.org/10.1108/ICT-10-2021-0072.
Bouteraa, A., & Bouaziz, F. (2023). Do talent management practices improve organizational resilience? An empirical study within Tunisian companies. African Journal of Economic and Management Studies, 14(2), 271–288. https://doi.org/10.1108/AJEMS-07-2022-0301.
Penulis: Sandrina Nikita Utami
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
