Aththaariq Rizki

7 Software Inventory Management System Terbaik 2023

Teknologi | 2023-08-23 10:19:50

Bisnis retail, manufaktur, food and beverages (F&B) serta bisnis lainnya yang melibatkan produk fisik pasti akan punya inventaris. Nah, inventory Management System adalah teknik pengelolaan barang atau inventaris yang mencakup proses pembelian, penyimpanan, penjualan, hingga pengembalian barang. Istilah inventaris juga sering disebut dengan stok, terutama di sektor industri retail dan manufaktur. Kenapa Inventory Management System (IMS) jadi penting?IMS sangat krusial terutama untuk bisnis non-jasa, karena berkaitan langsung dengan pemasukan dan pengeluaran, atau cash flow perusahaan. Tulisan ini akan membahas pengertian, fungsi, dan jenis IMS, serta pilihan solusi untuk IMS menggunakan software bisnis atau Enterprise Resource Planning (ERP).

Apa itu Inventory Management System?

Singkatnya, Inventory Management System adalah proses manajemen stok barang, mulai dari order atau pembelian, penyimpanan, pelacakan lokasi stok di berbagai gudang, hingga pemakaian, penjualan, bahkan pengembalian. IMS di sini berbentuk software bisnis yang dioperasikan oleh divisi-divisi terkait, dan datanya bisa diakses oleh berbagai user di perusahaan tergantung kebutuhan. Fungsi dan fitur IMS pun beragam, tergantung kebutuhan, dan idealnya bisa disesuaikan dengan keperluan setiap perusahaan yang berlangganan. Jenis software yang semakin banyak dipakai untuk IMS adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. Dengan ERP, fungsi IMS akan terintegrasi langsung dengan modul akuntansi dan manufaktur, sehingga laporan stok bisa akurat dan real-time. Selain itu, ada juga IMS yang hanya terdiri dari pembelian, penyimpanan, dan penjualan. Ada juga yang menawarkan fitur tracking lokasi, bahkan yang integrasi dengan sensor IoT.

Industri non-jasa yang bergerak di bidang produksi dan perdagangan sangat mengandalkan manajemen stok. Sehingga penerapan Inventory Management System yang tepat sangat diperlukan untuk menjalankan operasional secara strategis. IMS sederhana untuk pencatatan gudang misalnya, bisa dibuat dengan software yang sudah kita punya seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Tapi kalau skala operasi bisnismu semakin besar dan kompleks, maka perlu software khusus IMS yang mampu menangani pemrosesan data dengan cepat dan akurat. Lebih baik lagi kalau IMS bisa terintegrasi dengan fungsi-fungsi lain seperti akuntansi, proyek, reparasi/maintenance, dan sebagainya.

Fungsi Inventory Management System

Kegunaan IMS pada dasarnya jelas untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembukuan stok. Hasil akhirnya pun akan dirasakan manfaatnya oleh semua divisi.

1. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi

Software IMS yang andal akan menghemat waktu operasional dengan signifikan. Waktu yang dibutuhkan untuk input data akan berkurang, dan tidak perlu lagi input data yang sama berkali-kali, karena secara otomatis akan tercatat di laporan milik berbagai divisi yang terhubung.

Adanya software IMS juga menghemat waktu untuk pencocokan data, kalkulasi dan koreksi. Sekarang ini, berbagai perusahaan sudah meninggalkan proses manual dan beralih ke software IMS, termasuk cloud ERP yang bisa memberikan data berkualitas dalam beberapa klik saja. Pekerjaan yang dulu bisa memakan waktu berhari-hari kini bisa selesai dalam hitungan jam, bahkan menit!

2. Menghindari Stockout dan Overstock

IMS diperlukan untuk menghindari dua masalah klasik: stockout (kehabisan stok) dan overstock (kelebihan stok). Dua hal ini adalah penyakit yang merugikan perusahaan, karena bisa memboroskan pengeluaran dan membuat customer kecewa.

Apa yang terjadi kalau perusahaan overstocking? Pertama, biaya penyimpanan (gudang) membengkak. Ingat, menyimpan barang berarti mengeluarkan biaya untuk transportasi, perawatan barang, resiko barang kedaluwarsa atau rusak, hingga biaya seperti menyewa forklift, kulkas, membayar listrik, dan sebagainya. Belum lagi, menyimpan stok berlebih juga mengganggu cash flow, karena uang yang dipakai untuk membeli dan menyimpan stok barang sebenarnya bisa digunakan untuk keperluan lain. Jangan lupa juga bahwa uang bisa diubah menjadi stok, tapi mengubah stok kembali menjadi uang itu jauh lebih sulit.

Di sisi lain, Stockout atau kehabisan stok bisa merusak hubungan perusahaan dengan customer. Habisnya stok barang atau bahan baku bisa menghambat produksi, jadwal menjadi mundur dan customer tidak mendapatkan produk tepat pada waktunya. Oleh karena itu, banyak manajemen yang memilih melakukan overstocking karena takut mengecewakan customer. Tujuan IMS adalah menghindari stockout tanpa harus overstocking, atau sederhananya, menjaga produksi dengan inventaris seminimal mungkin.

Software ERP seperti Ukirama memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan IMS ke modul sales, sehingga manajer bisa menaksir jumlah stok yang dibutuhkan berdasarkan data pesanan dan penjualan. Dengan software ERP, penyakit kelebihan stok akan berkurang, sehingga menghemat biaya pembelian dan penyimpanan.

3. Melacak Lokasi Stok

Kalau perusahaan sudah mulai besar dan menyimpan ribuan jenis produk di gudang, otomatis mengatur penempatan barang jadi semakin rumit. Terbayang kan, kalau karyawan harus mencari barang tertentu diantara beberapa gudang yang luas dengan tumpukan peti dan karton di mana-mana.

Dengan memakai IMS, kita bisa mengetahui posisi setiap barang di dalam gudang. Hal ini bisa dilakukan dengan input manual oleh karyawan di saat menerima barang, atau dengan bantuan sensor otomatis yang terhubung ke jaringan (internet of things/IoT).

Dengan cara ini, saat kita ingin mencari barang tertentu di gudang, kita cukup hanya memasukkan kode atau nama barang untuk mendapatkan lokasinya. Karyawan pun menghemat waktu dan jadi lebih produktif.

4. Laporan Inventaris

Terbayang ribetnya memakai spreadsheet untuk pembukuan inventaris perusahaan besar? Kita harus mengolah data manual untuk membuat laporan. Bukan cuma boros waktu, kemungkinan kesalahan (error) pun sangat tinggi karena ditangani oleh manusia secara manual! Padahal, laporan inventaris menjadi dasar pertimbangan penting untuk membuat keputusan seperti purchasing. Jika data kita keliru atau tidak berkualitas. Keputusan yang dibuat manajemen juga jadi tidak tepat.

7 Software IMS Terbaik di 2023

Software ERP kini sering direkomendasikan sebagai solusi terbaik untuk menyediakan laporan dengan cepat dan akurat, bahkan otomatis. Bukan hanya untuk divisi sales atau accounting, semua divisi yang diberi akses oleh manajemen bisa mendapatkan laporan rutin dengan otomatis. Apa saja software yang direkomendasikan untuk tahun 2023?

 

• Ukirama ERP

Ukirama adalah salah satu penyedia software ERP terbaik di Indonesia. Sebagai software pendukung bisnis terintegrasi, Ukirama menyediakan solusi berbasis cloud dengan biaya terjangkau dan implementasi yang cepat serta mudah. ERP dari Ukirama punya fitur Laporan Stok dan fitur "Resep", yang bisa otomatis mengurangi stok bahan baku sesuai formula produk yang digunakan. Perusahaan yang masih baru atau berskala kecil mungkin masih memakai spreadsheet manual atau software accounting untuk mengelola inventarisnya, tapi kini, banyak perusahaan di seluruh dunia beralih ke software cloud ERP karena memiliki modul inventory management system yang terintegrasi dengan accounting, finance, dan modul-modul lainnya. Ukirama ERP bisa menjadi pilihan untuk perusahaan yang ingin solusi software jangka panjang, didukung oleh customer support yang baik, dan relatif cepat serta mudah diimplementasikan.

 

• Oracle

Oracle menyediakan solusi IMS dengan software ERP nya, yang juga memiliki modul lengkap. Sebagai merek ERP yang bisa dibilang terbaik, Oracle cukup banyak digunakan oleh perusahaan berskala besar, yang biasanya tidak keberatan untuk merogoh kocek dalam-dalam. Karena mengusung nama besar sebagai salah satu pionir software ERP, Oracle punya modul lengkap dan membutuhkan biaya relatif mahal untuk bisa diimplementasikan di perusahaan. Pelanggan yang menggunakan software dari Oracle pun banyak yang memiliki dan memasang perangkat server di gedung sendiri, atau biasa disebut on-premise. Ini artinya, pengguna Oracle tersebut perlu bersiap mengeluarkan biaya pemeliharaan server, biaya gedung dan tim IT tersendiri yang tidak kecil. Kelebihannya, Oracle menjanjikan tingkat keamanan lebih dan kualitas produk terbaik. Produk Oracle bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang tidak khawatir dengan biaya, memiliki ruangan luas, dan tim IT yang cukup besar.

 

• Netsuite

NetSuite juga adalah penyedia layanan software ERP, yang dibeli oleh Oracle pada tahun 2016. Bedanya, NetSuite hanya tersedia dalam versi cloud atau Software as a Service (SaaS), tidak seperti Oracle yang punya opsi on-premise. Membesut nama besar, NetSuite juga termasuk kategori produk yang tidak murah walau lebih terjangkau daripada Oracle. Hadir dengan fitur dan modul lengkap dari IMS, accounting hingga manufaktur, layanan customer support untuk NetSuite relatif terbatas. Pelanggan NetSuite akan dikenakan biaya tambahan bila membutuhkan bantuan ekstra. Dalam software NetSuite juga agak sulit untuk membuat format laporan inventaris maupun keuangan secara custom. Walau begitu, NetSuite tetap menjadi salah satu pilihan terbaik dengan 13 modul lengkap.

 

• SAP

SAP sebagai software ERP, juga menjadi salah satu pilihan penyedia layanan inventory management. Selain memiliki berbagai modul ERP, SAP juga menawarkan fitur unggulan yang memungkinkan integrasi software dengan e-commerce. Selain integrasi canggih, SAP punya kemudahan yang lebih di aspek data sharing antar-database. Di sisi lain, SAP punya kekurangan dalam aspek biaya yang relatif mahal, serta memerlukan user yang cukup ahli soal teknis. Tidak jarang, perusahaan harus menggaji karyawan lebih tinggi untuk mengoperasikan SAP. Ini dikarenakan SAP relatif sulit digunakan, sehingga agak kurang bersahabat untuk user pemula. Dengan demikian, SAP bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang butuh integrasi tinggi dan punya sumber daya manusia memadai.

 

• Microsoft Dynamics 365

Microsoft pun ikut serta dalam pasar software ERP dan IMS, dengan produk Microsoft Dynamics. Produk ini bisa jadi pilihan, biasanya untuk perusahaan yang sudah berinvestasi pada produk SaaS Microsoft lainnya seperi Azure dan Office, karena lebih mudah untuk diintegrasikan. Kekurangannya, Microsoft seringkali menagih biaya-biaya tak terduga untuk implementasi Microsoft Dynamics ini, sehingga kadang terjadi pengeluaran di luar budget. Selain itu, Microsoft juga dikenal tertutup untuk soal dokumentasi saat implementasi, sehingga customer bisa kesulitan untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul. Dynamics 365 cocok untuk perusahaan yang nyaman dengan ekosistem Microsoft.

 

• Infor

Infor adalah salah satu pemain lama untuk ERP dan Inventory Management System, didirikan tahun 2002 dan mulai menawarkan layanan berbasis cloud sejak 2010. Infor dilihat sebagai opsi yang lebih terjangkau daripada SAP dan Oracle, tetapi punya tingkat fleksibilitas dan fitur yang lebih sedikit. Infor juga punya tingkat keamanan yang lebih rendah daripada software ERP lainnya seperti SAP dan Oracle. Infor bisa jadi pilihan untuk perusahaan yang ingin fitur-fitur standar tanpa konfigurasi yang terlalu spesifik.

 

• Deskera

Deskera adalah software ERP yang menawarkan fitur-fitur umum seperti inventaris, akuntansi, dan pengelolaan sumber daya manusia atau human resources. Selain accounting dan Inventory Management, Deskera juga punya modul Customer Relationship Management atau CRM. Di sisi lain, Deskera kurang cocok untuk perusahaan besar. Deskera bisa jadi pilihan untuk skala usaha kecil dan menengah yang butuh solusi ERP.

Kesimpulan

Perusahaan akan butuh Inventory Management System untuk menghindari overstocking dan stockout dengan akurat. Ada berbagai pilihan software ERP dengan fitur IMS yang bisa dipilih sesuai kebutuhan dan skala bisnis. Faktor kemudahan implementasi, pengoperasian, kelengkapan modul, keamanan, hingga harga menjadi pertimbangan penting.