Lailatul Birra

    FOLLOW  

Mari Sadar Arsip Mulai Sekarang

Eduaksi | Sunday, 21 May 2023, 14:05 WIB

Mari Sadar Arsip Mulai Sekarang

Pengelolaan arsip tidak hanya menjadi tanggung jawab arsiparis. Setiap orang haus mampu untuk menjaga dan merawat arsip pribadi. Kesadaran arsip harus ditanamkan oleh setiap individu.

Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menetapkan bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sehingga harus dikelola dan diselamatkan.

Hal ini menunjukkan bahwa arsip sangat penting dan harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Saat ini banyak kasus tentang arsip yang rusak ataupun hilang. Sebelum itu terjadi, sebaiknya kita mulai memahami pentingnya pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang baik dapat mengurangi kasus rusak atau hilangnya arsip.

Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah membuat program Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional nomor 7 tahun 2017. Program tersebut bertujuan untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan.

Sadar arsip dapat dimulai melalui pengelolaan arsip pribadi setiap orang. Arsip pribadi tersebut biasanya berupa ijazah, akta kematian, kartu keluarga, buku nikah, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dokumen penting, akta kelahiran, dan data pribadi terkait lainnya. Pengelolaan arsip pribadi dapat membantu seseorang menemukan arsip lebih cepat saat dibutuhkan. Misalnya, ketika akan mendaftar sekolah, pasti membutuhkan akta kelahiran, kartu keluarga dan beberapa dokumen penting lainnya. Jika kita mengelola arsip dengan benar, maka proses penemuan kembali akan lebih cepat. Lain halnya jika arsip pribadi kita tidak dikelola dengan baik, proses penemuan kembali akan memakan waktu yang lama.

Berikut tips pengelolaan arsip pribadi yang bisa dilakukan secara mandiri (kalibawang.kulonprogokab.go.id) :

1. Pilah dokumen sesuai dengan kelompok, baik dokumen pribadi ataupun keluarga. Pilah dokumen berdasarkan nilai guna dokumen, yakni penting atau tidaknya dokumen, asli atau fotokopi.

2. Back up dokumen dapat menggunakan fotokopi maupun dalam bentuk digital seperti scan/foto.

3. Tempatkan dokumen penting di tempat yang mudah dijangkau, jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan dekat arus listrik. Simpan cadangan di tempat (almari) yang berbeda.

Setiap orang harus tahu pentingnya mengelola arsip. Sadar arsip bisa dimulai dari pengelolaan arsip pribadi. Oleh karena itu, sudah saatnya kita menjaga dan merawat arsip mulai sekarang.

*Ditulis oleh Lailatul Birra, mahasiswi Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Universitas Airlangga