Fathiah Wahyu Septianingrum
Di Balik Layar: Menjaga Keamanan Arsip Digital dari Ancaman Modern
Iptek | 2025-04-10 23:07:18
Hai Readers!!
Selamat datang di dunia digital yang penuh inovasi dan kemudahan! Namun, di balik kemudahan itu terdapat tantangan besar dan serius yang perlu kita hadapi. Bagaimana menjaga keamanan arsip digital dari berbagai ancaman seperti, cyber, manipulasi data, dan kehilangan informasi. Dalam artikel ini kita akan menjelajahi langkah-langkah strategis untuk melindungi informasi berharga kita dari berbagai macam ancaman.
Sebelum membahas lebih dalam mengenai keamanan arsip digital dari berbagai ancaman yang dihadapi, mari kita pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan arsip itu sendiri.
Apa itu Arsip?
Arsip merupakan rekaman informasi dalam berbagai bentuk dan media, baik fisik maupun digital, yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, atau individu dalam menjalankan fungsinya. Proses alih media dari bentuk fisik ke digital dilakukan terhadap arsip sebagai upaya pelestarian informasi sekaligus pencegahan terhadap potensi kerusakan dan kehilangan. Arsip digital, menurut Abi & Hakim (2009), adalah barang dan informasi digital yang disimpan dalam arsip perusahaan. Digitalisasi arsip bukan hanya tentang memindai dokumen, tetapi juga memastikan bahwa keaslian dan legalitasnya tetap terjaga.
Arsip mencerminkan kepentingan dari sebuah organisasi dan pemangku kepentingan, seperti kepemilikan, aset, keuangan, serta hak dan kewajiban hukum. Oleh karena itu, arsip harus dikelola dengan baik sesuai dengan amanah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang bertujuan mendukung efektivitas manajemen dan menjamin akuntabilitas publik. Namun, di era digital saat ini muncul berbagai tantangan baru dalam menjaga arsip, terutama terkait dengan isu keamanan dan privasi yang semakin kompleks.
Agar lebih memahami arsip digital dan tantangan di balik pengelolaannya, mari kita simak beberapa contoh nyata penggunaannya.
Contoh dan Tantangan pengelolaan Arsip
- Transformasi Digital Kearsipan di IPB University
Selain itu IPB atau Institut Pertanian Bogor telah melakukan transformasi digital kearsipan di IPB University menjadi sorotan dalam Temu Wawasan ke-17 yang diselenggarakan oleh Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI). IPB University memaparkan langkah-langkah terkininya dalam transformasi digital kearsipan, termasuk penerapan sistem Arsipedia yang berfungsi sebagai one-stop access untuk semua koleksi arsip. Transformasi ini juga melibatkan integrasi arsip dengan sistem manajemen pengetahuan yang lebih luas, termasuk perpustakaan dan museum, dalam satu lembaga yang disebut GLAM (Gallery, Library, Archive, Museum). Langkah-langkah ini bertujuan untuk memastikan arsip dapat bertahan lama, relevan, serta mendukung berbagai kebijakan dan kebutuhan institusi di masa depan.
- Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo)
Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo) telah mengelola lebih dari 400 ribu berkas arsip non aktif dan 30 ribu berkas dan 18 boks arsip aktif dengan menggunakan teknologi digital yang dapat meningkatkan efisiensi operasional,transparansi, dan efektivitas biaya dalam pengelolaan arsip. Namun, transformasi ini juga meningkatkan risiko serangan siber yang dapat mengancam integritas dan ketersediaan arsip digital. Wakil Menteri Kominfo, Nezar Patria, menyoroti pentingnya pengamanan data dalam proses digitalisasi, mengingat potensi serangan siber yang dapat merusak atau menghapus arsip penting.
Untuk mengatasi tantangan ini, Kominfo mendorong kerja sama dengan berbagai pemangku kepentingan guna membangun sistem kearsipan yang modern dan tangguh. Selain itu, Sekretaris Jenderal Kominfo, Mira Tayyiba, menekankan perlunya inovasi dalam pengelolaan arsip serta kepatuhan terhadap pedoman kearsipan yang berlaku, seperti pemanfaatan Aplikasi Srikandi dan standar Tata Naskah Dinas. Langkah-langkah ini diharapkan dapat menjaga integritas, keamanan, dan akuntabilitas arsip digital dalam menghadapi ancaman siber yang semakin kompleks.
- Tantangan dalam Pengelolaan Arsip Digital di Lembaga Pendidikan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Ripai dan Saputri (2023), penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif yang dilakukan di Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Kota Cirebon, artikel ini menyimpulkan bahwa implementasi penyimpanan arsip berbasis digital telah diterapkan sejak pandemi COVID-19 dan dikelola melalui berbagai platform seperti EMIS, SIMPATIKA, SAKTI, dan RDM. dari hasil penelitian ada beberapa tantangan yaitu, Ancaman terhadap tingkat Keamanan Penyimpanan Arsip pada Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Kota Cirebon ini tidak hanya berasal dari faktor eksternal saja tetapi dapat timbul dari pengguna itu sendiri. Hal ini sering disebabkan oleh kesalahan manusia atau Human error, yang sering kali berhubungan dengan kelalaian atau lupa.
Selain itu terdapat kekurangan dari Sistem Pengelolaan Penyimpanan arsip digital di Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Kota Cirebon yaitu, manipulasi data. Karena, arsip digital dapat diakses kapan saja dan dimana saja, jadi sangat penting untuk mengetahui username atau password yang digunakan. Ketergantungan pada akses internet, menjadi salah satu kekurangan dalam pengelolaan arsip digital. Meskipun akses internet memungkinkan banyak orang dengan mudah mengakses arsip digital, ketergantungan ini dapat menjadi kekurangan apabila koneksi internet tidak stabil. Gangguan pada akses internet dapat menghambat proses pengelolaan dan akses arsip digital, yang pada gilirannya dapat mengganggu operasi dan produktivitas. Oleh karena itu, saat menggunakan sistem penyimpanan arsip digital, penting untuk mempertimbangkan stabilitas dan keandalan internet. Ancaman serangan virus komputer dan kekurangan sumber daya manusia yang berpengalaman. Serangan virus, yang sering terjadi karena penggunaan perangkat penyimpanan eksternal seperti flashdisk, dapat merusak sistem penyimpanan dan merusak integritas arsip digital. Selain itu, meskipun teknologi yang digunakan canggih, kurangnya keterampilan sumber daya manusia dalam menggunakan teknologi informasi dapat mengurangi efisiensi pengelolaan arsip digital. Oleh karena itu, penting untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan sumber daya manusia dalam teknologi informasi untuk menjamin pengelolaan arsip digital yang aman dan efisien.
Dari tantangan di atas ada beberapa langkah yang diambil yaitu, Pertama, menghindari penempatan laptop di sembarang tempat sebagai langkah untuk mencegah akses yang tidak sah. Kedua, penggunaan flashdisk yang sembarangan dihindari untuk mengurangi risiko penyebaran virus atau kehilangan data. Ketiga, penerapan sistem penyimpanan ganda menjadi salah satu solusi untuk memastikan data tetap aman meskipun terjadi kerusakan pada salah satu media penyimpanan. Keempat, pencatatan username dan password secara teratur sangat diperlukan untuk menjaga kerahasiaan akses ke arsip digital. Terakhir, penunjukan petugas yang dapat dipercaya untuk mengelola dan menjaga keamanan tempat penyimpanan komputer serta data lainnya menjadi hal yang krusial untuk memastikan perlindungan yang maksimal terhadap arsip digital.
Menjaga keamanan arsip digital ibarat membangun benteng kokoh untuk melindungi informasi yang berharga dari ancaman yang datang tanpa terlihat. Seperti halnya menjaga harta yang tak ternilai, setiap langkah pencegahan yang kita ambil dalam pengelolaan arsip digital akan memperkuat pertahanan kita terhadap serangan dunia maya, kesalahan manusia, dan kerusakan teknologi.
Langkah - Langkah Menjaga Keamanan Arsip Digital
Langkah-langkah menjaga keamanan arsip digital sangat penting untuk melindungi informasi berharga dari ancaman, berikut ini adalah beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk memastikan arsip digital tetap aman dan terjaga integritasnya, Menggunakan Teknologi Autentikasi ini dapat memastikan bahwa arsip digital yang tersedia tidak diubah. IPB University menggunakan tanda tangan digital, metadata standar, dan watermark sebagai langkah autentikasi untuk memastikan keaslian arsip digital mereka. Dengan menggunakan metode ini keabsahan dokumen dapat dijamin. Metode ini tidak hanya melindungi arsip dari penyalahgunaan, tetapi juga memberi pengguna keamanan hukum saat mengaksesnya. Penerapan sistem penyimpanan ganda sangat penting untuk mencegah kehilangan data, dengan mencadangkan arsip ke media terpisah seperti penyimpanan cloud dan perangkat keras eksternal. Selain itu, pengelolaan akses yang terorganisir dengan pencatatan username dan password secara teratur akan menjaga kerahasiaan data dan mencegah manipulasi. Pencegahan terhadap penyebaran virus dan malware juga penting, dengan menghindari penggunaan perangkat eksternal yang tidak terjamin keamanannya dan melengkapi perangkat dengan antivirus. Dan Peningkatan keterampilan sumber daya manusia melalui pelatihan teknologi informasi sangat diperlukan untuk mengelola arsip digital dengan aman dan efisien.
Jadi, mari kita jadikan keamanan arsip digital bukan hanya sebagai rutinitas, melainkan sebagai investasi masa depan. Karena, di balik setiap data yang terlindungi, ada cerita tentang pengetahuan, inovasi, dan identitas yang akan terus hidup melampaui zaman.
Referensi :
IPB University. (2024, Agustus 1). Transformasi digital kearsipan IPB University jadi sorotan di Temu Wawasan PAPTI. IPB University. https://www.ipb.ac.id/news/index/2024/08/transformasi-digital-kearsipan-ipb-university-jadi-sorotan-di-temu-wawasan-papti/
Kutipan, R. (2024, September 27). Menghadapi Serangan Siber: Langkah Kominfo dalam Amankan Arsip Digital. Kutipan. https://kutipan.co.id/menghadapi-serangan-siber-langkah-kominfo-dalam-amankan-arsip-digital/
LMITD. (2024, Agustus 10). Pengamanan arsip di era digital: Alih media dan autentikasi untuk akses yang terjamin. LMITD. https://lmitd.ipb.ac.id/pengamanan-arsip-di-era-digital-alih-media-dan-autentikasi-untuk-akses-yang-terjamin/
Ripai, A., & Saputri, R. D. (2023). Efektivitas Penyimpanan Arsip Berbasis Digital Dalam Meningkatkan Keamanan Data Di Madrasah Tsanawiyah. Jurnal Isema: Islamic Educational Management, 8(2), 211-222.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
Komentar
Gunakan Google Gunakan Facebook