Mazhaya Naifa

Strategi Pengelolaan Arsip Pribadi di Google Drive

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi strategi efektif dalam melakukan pengelolaan arsip aktif pribadi menggunakan Google Drive sebagai media digital. Dengan meningkatnya kebutuhan seseorang mengenai sebuah sistem penyimpanan arsip yang lebih efisien dan mudah diakses, penelitian ini mengkaji langkah-langkah pengelolaan arsip yang berisi pengorganisasian file tanda pemberian nama file yang sistematis serta pengaturan akses dan keamanan data.

Metode penelitian dari gunakan dalam penelitian ini adalah studi deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus dan literatur. Data dikumpulkan melalui beberapa bahan pustaka terhadap sumber yang relevan mengenai pengelolaan arsip pada Google Drive untuk menguji keefektifan strategi pengelolaan arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan strategi seperti klasifikasi folder berdasarkan kategori dokumen, pemberian nama file dengan format yang konsisten dapat meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas sebuah arsip.

Selain itu, langkah-langkah keamanan seperti autentikasi dua faktor dan manajemen izin akses dokumen dapat memastikan perlindungan data pribadi. Manfaat dari penelitian ini adalah memberikan panduan bagi individu yang ingin mengelola arsip aktif secara digital khususnya yang ingin menggunakan Google Drive. Penelitian ini juga diharapkan dapat membantu pengguna dalam menjaga arsip dan mengurangi risiko kehilangan data pribadi. Penelitian lebih lanjut diperlukan untuk mengkaji strategi ini dalam konteks pengelolaan arsip organisasi maupun sebuah instansi

Kata Kunci: Pengelolaan arsip aktif; Google Drive; strategi pengelolaan; arsip pribadi.

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah membawa dampak yang nyata pada berbagai bidang kehidupan, salah satunya adalah dalam cara kita mengelola arsip pribadi. Di era di mana semua serba modern, metode pengelolaan arsip fisik yang sebelumnya digunakan secara tradisional atau manual kini perlahan-lahan mulai ditinggalkan. Hal ini dikarenaka pengarsipan dalam bentuk fisik memiliki berbagai keterbatasan, seperti memakan banyak ruang, mudah rusak, serta membutuhkan waktu yang lebih lama untuk diakses dibandingkan dengan arsip digital. Oleh karena itu, solusi pengarsipan yang berbasis digital semakin banyak dipilih, salah satunya dengan memanfaatkan media penyimpanan digital seperti Google Drive dan Drop Box. Platform ini menawarkan kita kemudahan dalam mengakses data kapan saja dan di mana saja, serta memiliki fitur keamanan yang cukup memadai untuk melindungi kerahasiaan informasi.

Google Drive dan layanan penyimpanan digital serupa telah menjadi solusi praktis dalam mengelola arsip pribadi, baik untuk kepentingan sehari-hari maupun kegiatan administratif dan profesional. Dengan fitur penyimpanan cloud yang fleksibel, pengguna dapat mengorganisir arsip dengan lebih sistematis, mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan data, serta memudahkan akses di mana saja.

Akan tetapi, meskipun akses ke teknologi semakin mudah, masih banyak pengguna yang belum memahami dan menguasai tata cara pengelolaan arsip digital dengan benar. Akibatnya, arsip yang disimpan dalam bentuk digital sering kali mengalami hambatan seperti arsip tidak tertata dengan rapi, kesulitan dalam menemukan informasi penting, hingga risiko data yang hilang akibat kesalahan teknis atau human error. Oleh karena itu, pemahaman yang memadai tentang cara mengelola arsip digital menjadi penting untuk mengurangi risiko tersebut dan memastikan bahwa arsip dapat tersimpan dengan aman dan teratur.

Artikel ini bertujuan untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas pengelolaan arsip digital dalam mempermudah kegiatan penyimpanan dan pengelolaan arsip pribadi. Selain itu, artikel ini juga berisi langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh individu dalam memaksimalkan penggunaan platform penyimpanan digital, khususnya Google Drive, sebagai solusi penyimpanan arsip yang efisien, mudah, dan aman. Dengan memahami cara pengelolaan yang tepat, pengguna dapat terhindar dari risiko kehilangan data dan memastikan arsip yang penting tetap mudah diakses saat dibutuhkan.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif (Agustini dkk. 2023) melalui kajian literatur dari berbagai sumber, termasuk jurnal ilmiah, artikel, dan dokumen relevan terkait pengelolaan arsip digital. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu dengan melakukan kegiatan membaca dan mencatat, kemudian data yang dikumpulkan akan dianalisis untuk mengidentifikasi manfaat, tantangan, serta langkah-langkah efektif dalam pengarsipan digital.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Kemajuan teknologi dan informasi yang semakin cepat manfaat yang sangat besar pada sebuah bidang kehidupan. Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan secara maksimal, salah bidang yang dapat menerapkan kemajuan teknologi informasi yaitu tata kelola arsip. Beberapa masalah dalam pengelolaan arsip seperti terbatasnya tempat penyimpanan dan juga bertambahnya volume arsip dan penyelamatan arsip dapat diatasi dengan memanfaatkan teknologi informasi seperti menggunakan Google Drive sebagai alih media arsip (Adila dkk. 2024). Alih media arsip merupakan proses pengalihan media arsip dari satu media ke bentuk media lainnya dengan tujuan untuk mempercepat layanan akses dan untuk pelestarian arsip (Muhidin, dalam Adila 2024).

Google Drive merupakan aplikasi penyimpanan yang terhubung dengan beberapa layanan Google seperti Gmail dan Google foto, sehingga siapa pun yang sudah memiliki akun Google maka dapat menggunakan Google Drive untuk menyinkronkan dan berbagi data. Keuntungan dari menggunakan Google Drive sebagai tempat penyimpanan arsip digital adalah mampu meningkatkan efektivitas dalam pengelola arsip menjadi lebih efisien, mengurangi biaya pengelolaan arsip, menambah pengetahuan manusia mengenai pengelolaan digital dan juga menjamin keamanan arsip dari keadaan darurat seperti bencana alam.

A. Keuntungan Menggunakan Google Drive

Google Drive adalah layanan berbasis komputasi awan yang dapat digunakan untuk membuat, membagi, mengolaborasikan, dan menyimpan data. Selain itu Google Drive memungkinkan pengguna untuk mengunggah dan mengakses berbagai file seperti video, foto, Google Dokumen, dan PDF. File ini dapat diakses di mana saja, baik di rumah, kantor, atau bahkan saat berada jauh dari perangkat, dengan media penyimpanan Cloud. Keunggulan lainnya adalah Google Drive dapat digunakan di komputer dengan sistem MAC, Windows maupun sistem lain. Selain itu, Google Drive juga bisa digunakan di komputer, tablet, dan ponsel bersistem operasi Android. Tidak hanya itu, pengguna yang mengalami gangguan penglihatan pun dapat mengakses Drive menggunakan alat pembaca layar (screen reader).

1. Memiliki tempat penyimpanan yang besar

Google Drive adalah layanan penyimpanan yang menawarkan penyimpanan hingga 15 GB untuk setiap pengguna Gmail biasa. Dengan hanya memiliki akun Gmail saja sudah akan mendapatkan space 15 GB di internet. tempat ini dapat ditingkatkan hingga 2 TB (Terabyte) dengan membayar biaya tambahan. Walaupun begitu, dengan penyimpanan 15 GB pun sudah cukup untuk menyimpan banyak file.

2. Media penyimpanan virtual

Dengan menggunakan Google Drive sebagai media penyimpanan virtual maka jika suatu hari laptop kita rusak atau hilang, maka data yang telah tersimpan di Google Drive tidak akan hilang. Karena terkadang data yang hilang tersebit jauh lebih penting dari harga laptop itu sendiri. Dengan menyimpan data ke Google Drive, pengguna telah melakukan antisipasi backup data-data penting. Dengan cara ini semua informasi telah disimpan dalam suatu cadangan penyimpanan yang dapat diakses/diambil dari berbagai perangkat dengan autentikasi tertentu.

3. File support

Google Drive dapat membuka hingga 30 jenis format file yang berbeda ke dalam browser, bahkan ketika perangkat lunak (aplikasi) tersebut tidak terpasang pada perangkat keras. Hal ini sangat berguna bagi seseorang yang biasanya bekerja menggunakan file berukuran besar seperti Photoshop atau ilustrasi, sehingga file akan lebih mudah diakses setiap saat.

4. Edit file secara bersama-sama

Google Drive memungkinkan beberapa orang dapat bekerja pada dokumen yang sama dan dapat mengubahnya pada waktu yang sama seolah seperti mereka bekerja bersama-sama dalam satu ruangan. Hasil dari kerja sama ini akan jauh lebih cepat daripada harus bergantian dalam mengedit dokumen dalam suatu pekerjaan.

5. Akses di mana pun dan kapan pun

Google Drive memungkinkan akses file di mana pun dan kapan pun, selama ada koneksi internet. Bahkan dengan unduhan tambahan, Google Drive pada browser Google Chrome dapat mengakses dan mengedit file secara offline. Bila koneksi telah online, modifikasi file akan tersimpan secara otomatis. Google Drive juga tersedia untuk mobile platform seperti Android dan iPhone.

6. Secure sharing

Google Drive juga memberikan kemudahan pada pengguna dalam berbagi file. Google Drive dapat difungsikan sebagai virtual hard disk. Selain itu terdapat pengaturan di mana hanya pemilik akun yang dapat mengakses kontennya, dan aktivitas orang lain dapat dibatasi dalam hal edit dan komentar.

B. Manfaat Pengelolaan Arsip Digital

Pengelolaan arsip dalam bentuk digital melalui Google Drive memiliki berbagai manfaat yang dapat dirasakan oleh pengguna, hal itu bisa dirasakan dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan profesional. Ada beberapa manfaat dari pengelolaan arsip digital:

1. Efisiensi dan aksesibilitas

Google Drive memungkinkan untuk mengakses arsip digital kapan saja dan di mana saja selama memiliki koneksi internet. Hal ini memberikan fleksibilitas bagi pengguna untuk mengakses arsip tanpa perlu membawa dokumen fisik secara langsung.

2. Keamanan data

Google Drive menawarkan beberapa fitur keamanan canggih seperti enkripsi data dan pencadangan otomatis. Fitur ini membantu melindungi arsip kerusakan, hilang, atau akses yang tidak diinginkan.

3. Penataan data lebih rapi

Google Drive memiliki fitur folder dan kategori yang dapat digunakan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan kepentingan seperti pekerjaan, pendidikan, dan lainnya. Dengan fitur ini maka pencarian arsip menjadi lebih mudah serta dapat mengurangi kebingungan saat mencari dokumen dibutuhkan.

4. Terhindar dari kerusakan alam

Dengan melakukan pengelolaan arsip secara digital melalui Google Drive maka arsip dapat lebih terlindungi dari kerusakan yang disebabkan oleh bencana alam seperti banjir, kebakaran, longsor. Hal ini dikarenakan Google Drive dapat diakses di mana saja asalkan memiliki akun Google tempat penyimpanan arsip tersebut.

Dengan berbagai keuntungan ini, pengelolaan arsip dengan Google Drive menjadi strategi yang cukup efektif dalam menjaga keamanan dan efisiensi penyimpanan arsip pribadi.

C. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip Digital Di Google Drive

Walaupun Google Drive memiliki banyak manfaat, namun pengelolaan arsip melalui Google Drive juga mengalami pada berbagai hambatan. Hambatan ini dapat dibagi ke dalam dua aspek, yaitu hambatan teknis dan hambatan non-teknis:

a. Hambatan Teknis

1. Ketergantungan pada jaringan internet

Akses ke Google Drive membutuhkan koneksi internet yang stabil. Jika pengguna tidak memiliki koneksi internet yang cukup bagus, hal ini dapat menghambat proses penyimpanan atau pengambilan arsip digital.

2. Ketergantungan pada keaktifan pengguna

Keberhasilan dalam pengelolaan arsip digital bergantung pada kebiasaan pengguna dalam memperbarui dan juga mengatur file yang diarsipkan secara berkala. Jika pengguna malas dalam mengelola arsip, maka arsip dapat menjadi berantakan dan sulit diakses.

3. Perpindahan perangkat atau akun

Pengguna yang sering berpindah perangkat atau yang memiliki banyak akun Google sering mengalami kesulitan dalam mengakses arsip, hal ini bisa dikarenakan pengguna lupa sandi akun atau bahkan akun yang digunakan dalam pengarsipan dokumen-dokumennya.

b. Hambatan Non-Teknis

1. Kurangnya kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip digital

Banyak pengguna yang masih belum sadar akan pentingnya mengatur arsip digital dengan baik, sehingga hal ini dapat menghambat kelancaran akses arsip di masa mendatang.

2. Penundaan dalam mendesain dan memelihara arsip digital

Aktivitas sehari-hari yang padat sering membuat pengguna untuk menunda penyusunan dan pemeliharaan arsip, yang pada akhirnya akan menghambat pencarian arsip yang dibutuhkan dimasa depan.

3. Keterbatasan pengetahuan teknologi

Tidak semua pengguna memiliki pengetahuan yang memadai tentang fitur Google Drive dan cara mengamankan file digital, hal ini sering kali menjadi penghambat utama dalam pengelolaan arsip (Ifonilla Yenianti 2021).

D. Strategi Pengelolaan Arsip Aktif di Google Drive

Agar pengelolaan arsip digital dapat berjalan dengan efektif dan hambatan yang muncul dapat dikurangi, ada beberapa langkah-langkah yang dapat diterapkan oleh pengguna:

1. Persiapan Arsip

Pengguna harus mengidentifikasi dan mengunggah dokumen-dokumen yang penting seperti file pekerjaan, ijazah, dan tagihan pembayaran. Jika ada arsip fisik, pengguna juga bisa memindainya dengan aplikasi pemindai untuk diubah menjadi arsip digital sebelum disimpan di Google Drive.

2. Pengorganisasian Data

Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengatur arsip dengan cara menamai folder berdasarkan kategori seperti pendidikan, pekerjaan, dan keuangan. Nama file juga harus dibuat secara deskriptif dan mudah dipahami, misalnya: Ijazah_SMA_2023.pdf.

3. Penyimpanan dan Keamanan

Setelah mengunggah file ke dalam Google Drive, tempatkan file pada folder yang sesuai. Selain itu gunakan fitur autentikasi dua faktor dari Google Drive untuk memastikan akun tetap aman. Hal lain yang perlu diperhatikan lainnya adalah hindari berbagi file kepada pihak yang tidak berkepentingan untuk meminimalkan risiko kebocoran data.

4. Pemeliharaan Arsip

Selalu memperbarui arsip yang disimpan untuk memastikan data yang disimpan tetap relevan. Buang arsip yang sudah tidak digunakan untuk menghemat ruang penyimpanan dan mengurangi kebingungan saat mencari arsip yang benar-benar penting.

E. Tahapan Menggunakan Google Drive

Pengelolaan arsip digital di Google Drive dimulai dengan langkah-langkah teknis berikut:

a. Mengunggah File atau Arsip

1. Masuk ke Drive.goole.com atau aplikasi Google Drive dan login dengan akun Google yang akan di jadikan tempat arsip.

2. Untuk membuat folder baru, tekan tombol "Baru," lalu pilih "Folder Baru." Lakukan hal yang sama untuk membuat sub folder

3. Untuk menambahkan dokumen klik tombol "Baru," lalu pilih "upload file," kemudian pilih file yang ingin di unggah

4. Tunggu proses unggah selesai. setelah ada notifikasi "sudah di unggah," maka file sudah tersimpan didalam arsip

5. Hal penting yang terakhir dalam pengelolaan arsip adalah menuliskan tanggal atau tahun dokumen itu dibuat, hal ini digunakan untuk memudahkan temu balik kembali informasi.

b. Membagikan File

Setelah file berhasil diunggah, pengguna juga dapat membagikannya ke orang lain dengan cara berikut:

1. Klik kanan pada file yang diunggah, lalu pilih opsi "Bagikan".

2. Di kotak yang muncul, klik "Bagikan dengan orang lain" untuk mendapatkan tautan file.

3. Salin tautan tersebut dan bagikan kepada pihak yang membutuhkan dengan pengaturan akses sesuai kebutuhan seperti hanya dapat lihat, edit, atau komentar. (Ni’matussholiha 2016)

SIMPULAN

Pengelolaan arsip aktif pribadi menggunakan Google Drive membantu mempermudah penyimpanan dan pengaturan file secara lebih teratur. Strategi seperti penamaan file yang konsisten, penggunaan folder, dan pengaturan akses menjadi solusi praktis dalam mengelola arsip digital secara efisien. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Google Drive dapat menjadi alat yang efektif untuk mendukung pengelolaan arsip dalam kehidupan sehari-hari. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan untuk mengkaji penerapan strategi serupa dalam pengelolaan arsip di lingkungan kerja atau organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Adila, Zulfina, Naila Fauzia, Aria Mulyapradana, Ary Dwi Anjarini, dan Dava Putri Isneta. 2024. “Tata Kelola Penyimpanan Arsip Melalui Google Drive di IPPNU Ranting Tirto Kabupaten Pekalongan.” ARDHI : Jurnal Pengabdian Dalam Negri.

Agustini, Aully Grashinta, San Putra, Sukarman Sukarman, Feliks Guampe, Jakub Akbar, Muhammad Lubis, Iyam Maryati, Ririnisahawaitun, Romi Mesra, Mike Sari, Paulus Tuerah, May Rahmadhani, Runi Rulanggi, dan Ade Surachman. 2023. METODE PENELITIAN KUALITATIF (Teori & Panduan Praktis Analisis Data Kualitatif).

Ifonilla Yenianti. 2021. “Google Drive sebagai Alternatif Penyimpanan Arsip Digital Dokumen Akreditasi Perpustakaan (Best Practice Pada Perpustakaan IAIN Salatiga).” Pustabiblia: Journal of Library and Information Science 5 No. 2:207–24. doi: https://doi.org/10.18326/pustabiblia.v5i2.207-224.

Isti Prabawani. 2022. “Penyimpanan Arsip Secara Digital Dengan Memanfaatkan Google Drive Pada Kasi Pencegahan dan Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial Disnaker Balikpapan.” OFFICIA 1 No.1.

Ni’matussholiha, Anisa. 2016. “Google Drive for Storing Archives: Mengoptimalisasi Penggunaan Google Drive sebagai Tempat Penyimpanan Arsip bagi Pelajar.” Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan 9:11. doi: 10.22146/khazanah.22944.

Berita Terkait

Membangun Sistem Kearsipan yang Efektif Melalui Pendidikan dan Pelatihan

Sejarah dalam Arsip: Caltex dan Sertifikat Satu Juta Barel

Historich Erfgoedarchief: Masjid Utama Pincuran Gadang

Terpopuler di

Presiden Prabowo Subianto Beli Buku ke Bahrisons Booksellers

Disdik Jabar Keluarkan Surat Edaran Sekolah Serahkan Ijazah Gratis, Catat Tanggalnya dan Jam Pengambilannya

SSB Fajar Putra Junior 04 Depok Juara 3 Kelompok Usia 8 Tahun di Turnamen Piala SS Perintis Palapa

Jangan Lupa, Baca Doa Ini di Malam 27 Rajab

Indonesia Masters 2025: Nihil Gelar Juara

Bangladesh Tertarik Pesawat Tempur JF-17 Produksi Pakistan