Agil Septiyan Habib

    FOLLOW  

5 Langkah Mudah Menyusun Rencana

Gaya Hidup | Tuesday, 18 Oct 2022, 15:14 WIB

Cara terbaik untuk memprediksi masa depan adalah dengan merencanakannya. Sepakat dengan pernyataan ini? Bagaimanapun juga, perencanaan memang memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan.

JESHOOTS-com" />

Meski terkadang sebuah rencana tidak berjalan sesuai harapan, meski mungkin yang kita rencanakan gagal membuahkan hasil, akan tetapi keberadaan sebuah rencana sangatlah krusial. Jikalau yang direncanakan saja bisa gagal, maka bagaimana dengan yang tidak direncanakan sama sekali?

Mengharapkan segala sesuatu berjalan dengan baik tanpa adanya upaya kita untuk mendesain kondisi itu, sama artinya dengan menanti harapan kosong. Seharusnya kitalah yang memegang kendali penuh terkait hal-hal yang terjadi pada hidup kita.

Tidak sepantasnya kita menyerahkan segala sesuatu yang penting didalam hidup kita kepada orang lain, atau terlebih pada keadaan sekitar yang serba tidak menentu. Kita butuh membuat suatu perencanaan terhadap semua aspek kehidupan kita.

Perencanaan merupakan tahapan awal sebelum melangkah lebih jauh ke tahap berikutnya. Dalam ilmu manajemen terdapat istilah PDCA atau Plan, Do, Check, dan Action. Dengan kata lain perencanaan atau plan merupakan step awal untuk memulai sesuatu. Kita butuh rencana untuk melangkah. Kita butuh rencana untuk mengantisipasi segala kemungkinan. Kita pun butuh rencana untuk memastikan tujuan akan tercapai.

Berikut ini merupakan lima tips yang bisa Anda pergunakan untuk membuat suatu perencanaan agar supaya memberikan hasil yang lebih optimal pada saat rencana itu diimplementasikan nanti.

1>> Memahami Tujuan Akhir

Sebuah rencana tentunya dibuat untuk mendukung terlaksananya sebuah tujuan, tercapainya suatu harapan. Orang jualan tujuannya adalah mendapat profit. Kita belajar di sekolah tujuannya mendapatkan pengetahuan dan pemahaman. Kita bekerja dengan harapan bisa memberikan nafkah bagi keluarga.

Sebuah tujuan akan membutuhkan effort dalam mencapainya. Ada langkah-langkah yang harus dilakukan supaya tujuan itu terwujud, dan langkah-langkah tersebut harus ditata sedemikian rupa sehingga menjadi lebih sistematis dan lebih mudah dijalankan. Harapannya yaitu agar tujuan bisa tercapai secara efektif dan efisien.

Memahami tujuan dari suatu tindakan sangat berguna dalam menyiapkan segala sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mendukung langkah-langkah pencapaian.

Tujuan yang dipahami dengan jelas berkorelasi positif terhadap rencana yang akan dibuat. Perencanaan akan lebih presisi, lebih jelas, dan lebih mudah untuk dieksekusi. Tujuan yang tidak jelas mengakibatkan rencana yang dibuat juga tidak jelas. Konsekuensinya tentu saja pada hasil akhir yang tidak sesuai harapan.

2>> Memahami Big Picture

Mengetahui apa yang kita lakukan adalah keharusan. Tanpa adanya pengetahuan terkait aktivitas yang akan dikerjakan, itu sama halnya dengan kita buta terhadap kondisi yang ada. Ketidaktahuan atas situasi dan kondisi tentu saja akan menghambat penyusunan sebuah rencana. Karena bisa jadi rencana yang dibuat justru melewatkan aspek-aspek penting didalamnya.

Apabila beberapa aspek yang seharusnya dipertimbangkan malah diabaikan, maka akibatnya bisa fatal. Apabila tujuan yang ingin dicapai terkait finansial, maka bisa jadi biaya yang dikeluarkan akan membengkak. Apabila tujuannya berkaitan dengan bidang kesehatan atau keselamatan, maka dampak terburuknya adalah hilangnya nyawa manusia. Oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui gambaran besar (big picture) dari aktivitas yang hendak kita kerjakan.

3>> Memetakan Aktivitas Kritis

Seringkali suatu tujuan itu memerlukan banyak aktivitas untuk mencapainya. Namun terkadang aktivitas itu tidak bisa dilakukan secara bersamaan akibat keterbatasan sumber daya. Ketika mengerjakan salah satu aktivitas, maka ada aktivitas lain yang tidak bisa dilakukan.

Untuk mengatasi hal ini maka yang diperlukan adalah membuat skala prioritas. Aktivitas mana yang harus didahulukan dibandingkan aktivitas yang lain. Kita harus jeli dan bijak dalam menentukan aktivitas apa saja yang memegang kunci, atau biasa kita sebut sebagai aktivitas kritis.

Untuk menentukannya selama ini mungkin kita masih hanya berdasarkan feeling saja. Bagi sebagian orang mungkin hal ini sudah merupakan hal yang biasa. Terlebih oleh mereka yang sudah sangat familiar dibidangnya. Namun, sebagian orang yang awam tentu membutuhkan keberadaan alat bantu. Salah satunya yaitu dengan prinsip pareto.

Prinsip ini mengarahkan kita agar berfokus pada sebagian kecil aktivitas yang memberikan dampak paling signifikan. Kita cukup memfokuskannya dulu pada 20% aktivitas saja, tapi ia akan memberikan kontribusi terhadap 80% hasil. Dengan menggunakan prinsip ini, maka kita akan lebih efektif dalam menunaikan suatu pekerjaan.

4>> Kuasai Skill Pendukung Perencanaan

Membuat suatu perencanaan tentunya membutuhkan sejumlah sarana dan prasarana penunjang. Sebagai contoh membuat sistem perencanaan sebuah industri. Disana akan melibatkan software yang mendukung untuk proses perhitungan dan pencatatan.

Aplikasi Microsoft Excel mungkin merupakan satu dari sekian banyak alat bantu yang dipergunakan untuk menunjang proses perencanaan. Sehingga demi memperlancar proses penyusunan rencana tersebut tentu kita butuh penguasaan skill untuk mengoperasikan aplikasi tersebut. Setidaknya kita harus mengetahui dasar-dasar pengoperasian sistem pendukung tersebut.

Apabila proses perencanaannya kompleks, tentunya skill yang dibutuhkan akan kompleks juga. Oleh karena itu, pengusaan skill untuk menunjang penyusunan rencana sangatlah penting demi memastikan rencana yang ada bisa terealisasi.

5>> Analisa Data dan Karakteristik

Dalam menyusun suatu rencana, pengetahuan akan data, tren, dan tipikal dari hal-hal yang menjadi objek kajian adalah penting. Pengetahuan ini dibutuhkan untuk membantu kita dalam memutuskan suatu rencana akan dijalankan seperti apa dan bagaimana.

Contohnya saat kita akan melakukan bisnis eksport ikan hias keluar negeri. Rencana yang kita buat tentunya akan berbeda saat kita memutuskan untuk eksport ke negara beriklim tropis dengan negara beriklim dingin seperti Rusia. Treatment kita nantianya akan berbeda untuk kedua jenis wilayah itu.

Apabila dipaksakan sama, misalnya eksport ke Rusia menggunakan cara yang sama sebagaimana kita mengirim ikan hias ke negara iklim tropis, maka bisa jadi ikan hias yang kita kirim sudah terperangkap air beku sebelum ikan tersebut sampai ke tujuan. Sehingga penting kiranya untuk mempertimbangkan karakteristik dari objek yang kita kerjakan.

Selain itu, menganalisa data juga merupakan bagian penting dalam menyusun rencana. Terkadang terdapat beberapa kondisi yang membutuhkan perhatian khusus dari diri kita, yang mana hal itu hanya bisa diketahui setelah kita melakukan analisa mendalam terhadap data yang kita miliki.

Contohnya adalah tren data penjualan baju di bulan-bulan tertentu lebih tinggi daripada bulan yang lain. Ketika ditelaah lebih lanjut ternyata periode yang memiliki tingkat penjualan tinggi adalah bulan-bulan menjelang idhul fitri.

Analisa data akan memberikan kita informasi tersembunyi yang tidak tersampaikan secara langsung. Apabila kita memiliki analisa data yang baik maka perencanaan yang kita buat pun akan berkualitas.

Merancang suatu rencana barangkali terkesan sebagai sesuatu yang sederhana. Padahal didalamnya ada kompleksitas yang harus dipahami. Ada runtutan yang perlu diikuti supaya rencana yang dihasilkan tidak menjadi rencana yang dangkal dan mentah.

Demi memastikan tercapainya sebuah tujuan maka rencana harus digodok matang sembari tentunya mengawal impelemntasinya agar senantiasa berada pada trek yang benar.

Salam hangat,

Agil S Habib