Aji Nurmanto
Mengenal Ruang Lingkup Petugas Protokol
Edukasi | Thursday, 07 Jul 2022, 23:33 WIBAji Nurmanto
2019120038
Ilmu Administrasi Publik, FISIP UMJ
Pada pengertiannya, Petugas Protokol mempunyai tugas dalam memberikan pelayanan secara langsung yang berkaitan dengan kegiatan pimpinan, agar pimpinan mendapatkan kemudahan dalam melaksanakan suatu kegiatan atau acara.
Para Petugas Protokol ini merupakan sosok tubuh manusia yang mempunyai peranan multifungsi. Antara lain:
1.Perencana: Suatu proses kegiatan yang menentukan tindakan-tindakan/pekerjaan atau kegiatan yang akan dilakukan secara terkoordinir dan terarah dalam melaksanakan suatu tugas. Dalam Perencanaan meliputi berbagai hal: penentuan sasaran, pembuatan perkiraan keadaan, rencana acara, program, tata aturan, tata acara.
Petugas protokol setelah mendapatkan informasi dari petugas berwenang, segera merencanakan apa yang sudah menjadi tugas dan tanggungjawabnya sebagai petugas protokol.
2. Pemandu: Pemandu disini ialah, yang menjadi petunjuk jalan atau yang memberikan informasi. Didalam Pemandu ini, Petugas protokol harus memahami apa yang harus diinformasikan kepada pejabat, tamu, atau sesama petugas misal: tentang rencana jalannya acara/ upacara yang akan dilaksanakan, yang menyangkut masalah waktu, tempat dan prosesi-prosesi acara.
3. Peloby: Peloby disini yaitu, Melakukan pendekatan secara tidak resmi sehingga keinginannya tercapai. Petugas protokol disini harus berbekal percaya diri, mempunyai keberanian menghadap seseorang yang mempunyai kedudukan (pejabat) dan mengetahui etiket, sopan santun, cara berbicara, dan memberikan informasi yang tepat dan akurat terhadap seseorang.
4. Manager: Petugas protokol disini mempunyai kemampuan, memahami aturan-aturan keprotokolan dan juga dituntut untuk mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen, mulai dari perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, pengawasan, serta evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mencapai kesempurnaan pada kegiatan yang akan datang.
5. Pekerja Umum: Petugas protokol akan mengerjakan tugas diluar pekerjaannya yang semestinya tidak dikerjakan oleh seorang petugas protokol. Bila ada permasalahan yang muncul diluar perencanaan, petugas protokol harus bisa bertanggungjawab dengan permasalahan tersebut, maka petugas protokol bisa menjadi pekerja umum.
6. Pelayan: Petugas protokol atas dasar ilmu pengetahuan tentang keprotokolan, siap sedia dalam memberikan pelayanan atau membantu kebutuhan pejabat atau tamu negara dalam memenuhi kebutuhan dalam ruang lingkup keprotokolan.
Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi Petugas Protokol, antara lain:
1. Mempunyai pengetahuan tentang keprotokolan
2. Memiliki kemampuan dalam hubungan antar sesama
3. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
4. Kreatif, terampil, dan cekatan
5. Mampu menguasai dan mengendalikan situasi
6. Peka terhadap perubahan dan permasalahan yang timbul
7. Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat
8. Sopan serta tahu etika dan menghargai orang lain
9. Mampu percaya diri
10. Berpenampilan menarik dan pandai berbusana sesuai dengan acara
11. Berbicara dengan tekanan dan suara yang baik
12. Memiliki wawasan yang sangat luas
Selanjutnya, Etiket Dan Pergaulan Yang Harus Dimiliki Oleh Petugas Protokol.
Etiket dan Pergaulan ini mempunyai 3 prinsip yang harus dimiliki oleh Petugas Protokol. Antara lain:
1. Sikap dalam Pergaulan:
a. Bisa menyesuaikan diri dengan keadaan, tetapi jangan sampai kehilangan kepribadian.
b. Bersikaplah terbuka tanpa kesan menyombongkan diri.
2. Percakapan:
a. Menguasai seni berkomunikasi, tenang, jelas dan berbobot.
b. Memberi kesempatan orang lain berbicara dan bisa sabar menunggu sampai pembicaraan selesai.
c. Bisa memberi pesan-pesan yang positif. Karena dengan memberi pesan positif biasanya akan lebih bermanfaat.
3. Penampilan:
a. Pakaian yang digunakan disesuaikan dengan kondisi acara.
b. Sangat disarankan pakaian bersih, rapi, tidak terlalu mencolok, tidak ketinggalan jaman namum berkepribadian.
Adapun yang terakhir yaitu, Pengembangan Kepribadian Yang Harus Dimiliki Bagi Petugas Protokol. Diantaranya sebagai berikut:
Kesehatan dan Kedewasaan: Di kesehatan dan kedewasaan ini, Seseorang yang aktif di kegiatan Protokoler dipersyaratkan khusus memiliki kepribadian yang sehat dan dewasa. Diantaranya: Kesehatan tubuh, Kesehatan jiwa, Kesehatan biologis, Kesehatan social psikologis dan cultural.
Kesehatan Kejiwaan (Non Fisik): Di Kesehatan Kejiwaan (Non Fisik) ini, Petugas Protokol dipersyaratkan untuk bisa menguasai 4 hal dibawah ini:
1. Intelegensi Tinggi, Mampu berpikir jernih dan bisa menciptakan berbagai konsep yang inovatif – kreatif.
2. Sosial, Mampu menyesuaikan diri pada berbagai tuntutan lingkungan yang berbeda-beda.
3. Emosional, Mampu mengelola stress, memiliki struktur emosi yang yang bisa dikendalikan, berempati, mendatangkan rasa tenang dan aman bagi orang lain.
4. Nilai-nilai, Memiliki nilai moral yang tinggi, mampu mengendalikan diri dari godaan nilai materi, nafsu yang rendah dan godaan lainnya. Mampu membuka diri terhadap gagasan orang lain, nilai yang dianut orang lain yang berbeda.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
