vanecia

Gak Perlu Ribet, Pengelolaan Tagihan dapat dilakukan dengan E-faktur

Teknologi | 2021-10-25 10:29:58

Sebagai seorang pengusaha, maka terkadang terjadi penjualan yang mengharuskan pelanggan harus mengambil barang terlebih dahulu baru membayar di kemudian hari. Hal ini menunjukkan bahwa harus ada catatan yang jelas dalam bentuk yang rapi sehingga pelanggan juga mengetahui apa saja yang belum dibayar. Selain itu, faktur merupakan bentuk tebusan bagi pelanggan atau piutang yang dicatat secara lengkap dalam sebuah dokumen. Sebelum membahas lebih jauh apa manfaat dari e-faktur, alangkah baiknya kita mengenal terlebih dahulu pengertian e-faktur.

Pengertian E-faktur

Umumnya, faktur merupakan tagihan yang dilakukan oleh pengusaha atau pelaku bisnis untuk mencatat berbagai transaksi piutang yang dilakukan oleh pelanggan. Selain itu, dalam menjalani transaksi jual beli maka harus ada kejelasan sehingga jika terjadi sesuatu, atau kesalahan, pelanggan dapat melakukan komplain. E-faktur ini akan membantu dalam menjalankan sebuah bisnis karena terdapat pencatatan yang jelas dan spesifik seperti penjelasan berikut.

Manfaat Penggunaan E-faktur dalam Bisnis

Jika perusahaan banyak membutuhkan E-faktur dalam menjalankan bisnis mereka, maka pasti E-faktur merupakan bagian penting yang memiliki banyak manfaat, diantaranya:

1. Melacak Riwayat Tagihan

Guna menghemat waktu dan memudahkan kamu dalam melacak semua tagihan secara berurutan, maka dengan software E-faktur, riwayat tagihan akan lebih mudah dipantau secara berkala karena terlihat lebih sederhana dan pembacaan analisis pola lebih mudah untuk dibaca.

2. Kustomisasi Template Faktur

Dalam mengirim pesan kepada pelanggan atau mengirimkan faktur dalam bentuk dokumen, maka kamu harus menggunakan format yang baik agar terlihat lebih profesional tetapi tetap menarik dan informatif. Kamu dapat mencetaknya dalam format PDF atau langsung mengirimkan kepada penerima email.

3. Pengiriman Faktur Secara Otomatis

Sebagai seorang pebisnis, apalagi dalam perusahaan kelas besar, maka sulit bagi pelanggan untuk terus mengingat tanggal jatuh tempo dan kamu pun tidak bisa terus menerus mengingatkan masing-masing perusahaan sehingga peran software sangat dibutuhkan untuk menjadi payment reminder bagi klien dengan melakukan penjadwalan secara berulang di tanggal jatuh tempo.

4. Optimasi Arus kas

Kamu harus bisa memegang kendali arus kas dengan baik yaitu memantau faktur dengan satu tampilan dan memastikan bahwa pembayaran faktur dilakukan tepat waktu di setiap tanggalnya agar tidak terjadi ketidakseimbangan satu dengan yang lainnya.

Fitur-fitur utama e-Invoicing / e-Faktur software

Penggunaan e-invoicing memang jauh lebih memudahkan perusahaan dan juga membawa perusahaan untuk mengatur segala jenis laporan kas dengan baik. Dilansir dari HashMicro, salah satu perusahaan software lokal yang juga menunjang software e-invoicing merangkum terdapat enam fitur utama, yaitu:

1. Invoice Generation

Faktur yang terlalu banyak dari perusahaan berbeda terkadang dapat membuat bingung dan alhasil menjadi kacau. Sehingga, kamu bisa alihkan dengan perbedaan template e-faktur yang berbeda dan di personalisasi untuk klien yang berbeda agar lebih menarik setelah itu baru kamu bisa cetak atau langsung dikirimkan menggunakan email.

2. Credit Limit Management

Pembayaran yang begitu mudah terkadang membuat seseorang lebih memilih untuk melakukan pembayaran secara kredit. Dengan fitur ini, maka kamu bisa mengatur batasan kredit yang berbeda untuk setiap klien yang disesuaikan dengan harga barang atau jasa perusahaan.

3. Tax and Discount Management

Menghitung semua tagihan beserta dengan tagihan diskon membutuhkan waktu yang cukup banyak sehingga. Dengan e-invoicing Hashmicro, kamu bisa menghitung pajak dan diskon untuk faktur tertentu secara otomatis.

4. Invoice Approval and Validation

Dengan menggunakan sistem yang cepat dan tepat, kamu tidak perlu pusing mengenai data-data karena sistem sudah melakukan proses terhadap faktur yang sudah diberi harga khusus atau sudah diskon.

5. Online Payment Management

Zaman sekarang, setiap orang pasti lebih memilih melakukan pembayaran yang instan dan tak pakai ribet. Terlebih, di era digital setiap resi atau tagihan mungkin tidak memerlukan perantara untuk dikirimkan secara langsung kepada orang tersebut, sehingga dengan menggunakan sistem, kamu bisa langsung mengirimkan resi kepada klien dengan satu portal yang sama.

6. Real-Time Invoicing Reporting

Sibuknya pekerjaan dan mengurus semua data terkadang membuat kita kebingungan dan pasti ada saja pekerjaan yang terlewat. Tetapi, lain halnya dengan tagihan. Kamu tidak dapat melupakan tanggal jatuh tempo faktur karena dapat berdampak besar untuk keuntungan bisnismu. Kamu harus mengetahui usia faktur mu dan temukan faktur yang belum dibayar untuk mengetahui total pendapatan usahamu.

Kesimpulan

Penagihan berbasis online tentunya menghemat biaya kertas dan juga menghemat waktu karena kamu tidak perlu mengirimkan tagihan secara manual tetapi menggunakan sistem. Selain itu, perusahaanmu juga terlihat lebih profesional karena sudah dilakukan secara otomatis.

Sumber: Hashmicro Invoicing Software