Fatimah Azzahra
Transformasi Arsip Menuju Era Digital: Studi Kasus Digitalisasi Arsip di Pemerintahan Kota Surabaya
Info Terkini | 2025-11-16 05:14:49
Di tengah pesatnya perkembangan teknologi informasi, pengelolaan arsip tidak lagi bisa mengandalkan cara-cara konvensional. Arsip yang dulu disimpan dalam bentuk fisik kini beralih menuju format digital yang lebih efisien, aman, dan mudah diakses. Transformasi inilah yang sedang gencar dilakukan oleh Pemerintah Kota Surabaya dalam beberapa tahun terakhir.
Digitalisasi arsip bukan sekadar memindai dokumen lalu menyimpannya di komputer. Proses ini melibatkan tahapan yang kompleks, mulai dari inventarisasi arsip, penilaian nilai guna dokumen, pengelompokan berdasarkan klasifikasi, hingga penggunaan sistem informasi kearsipan berbasis cloud. Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa setiap data dan dokumen penting tetap terjaga keasliannya serta mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Surabaya menjadi salah satu kota pionir di Indonesia yang berhasil menerapkan sistem kearsipan digital terintegrasi di berbagai instansi pemerintahan. Melalui sistem ini, masyarakat dapat mengajukan permintaan data atau dokumen tanpa harus datang langsung ke kantor arsip. Cukup melalui portal daring, mereka bisa mengakses berbagai informasi publik sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Namun, perjalanan menuju digitalisasi penuh tidaklah mudah. Tantangan utama datang dari dua sisi: sumber daya manusia dan keamanan informasi. Banyak aparatur yang masih terbiasa dengan sistem manual sehingga perlu pelatihan berkelanjutan agar mampu mengoperasikan aplikasi arsip digital secara optimal. Di sisi lain, keamanan data menjadi isu penting yang harus diperhatikan, mengingat risiko kebocoran informasi dan serangan siber semakin meningkat.
Untuk menjawab tantangan tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk universitas dan lembaga teknologi informasi, guna mengembangkan sistem yang lebih aman dan ramah pengguna. Pendekatan kolaboratif ini terbukti efektif dalam memperkuat budaya arsip digital di lingkungan pemerintahan.
Selain efisiensi waktu dan tenaga, digitalisasi arsip juga memberikan dampak positif terhadap lingkungan.
Berkurangnya penggunaan kertas dalam proses administrasi membantu menekan limbah dan mendukung program “Go Green” yang tengah digalakkan pemerintah kota. Dengan demikian, pengelolaan arsip digital bukan hanya persoalan teknis, tetapi juga wujud nyata dari komitmen terhadap keberlanjutan.
Transformasi digital dalam bidang kearsipan menuntut perubahan cara pandang seluruh pihak terhadap arsip. Arsip tidak lagi dianggap sekadar dokumen masa lalu, melainkan sumber informasi strategis yang menentukan arah kebijakan dan pembangunan daerah. Melalui inovasi dan komitmen bersama, diharapkan sistem kearsipan digital di Surabaya dapat menjadi model bagi kota-kota lain di Indonesia.
Ke depan, perkembangan teknologi seperti kecerdasan buatan (AI) dan big data diprediksi akan semakin memperkaya praktik kearsipan digital. AI dapat digunakan untuk mengklasifikasikan arsip secara otomatis, sementara big data membantu analisis tren informasi yang tersimpan. Dengan langkah-langkah ini, Indonesia berpotensi memasuki era baru dalam pengelolaan arsip — era di mana informasi tidak hanya disimpan, tetapi juga dimanfaatkan untuk menciptakan tata kelola pemerintahan yang lebih transparan dan efisien.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
