Magdalena Parengkuan

Peranan Sekretaris Administrasi Perkantoran dalam Memperlancar Pekerjaan

Pendidikan dan Literasi | 2024-01-12 18:54:02

Administrasi Secara Etimologis diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Kata Administrasi yang mempunyai hubungan dengan administrasi, antara lain:

1. administer= pembantu, abdi, kaki tangan, penganut.

2. administratif = pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan,

pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan.

3. administro = membantu, mengabdi, memelihara, menguruskan,

memimpin, mengemudikan, mengatur.

4. administrator = pengurus, pengelola, pemimpin.

Administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara Oleh karena kegiatan tata usaha merupakan pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke organisasi maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencacatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi.

Administrator merupakan perantara dari pemilik dan pelaksana atau penanggung jawab secara langsung pengelolaan harta kekayaan kepada pemiliknya. Beberapa nama untuk administrator antara lain, Direktur, Direksi, Administrates, Bestuurder. Hal yang melakukan administro, di Prancis disebut gerant, di Jerman disebut leita fuhrer, di Belanda disebut leider, beherdeer dan dalam bahasa Inggris disebut managing director. Demikianlah praktek-praktek di negara-negara Eropa Kontinental, misalnya jika di Belanda dan Jerman berbicara tentang keberesan administrasi maka yang dimaksud adalah keberesan tata usaha, organisasi, dan manajenien.

Berdasarkan uraian di atas, maka secara etimologis administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi Tugas administrator adalah melayani atau menaati, melaksanakan administrare atau tata usaha (registrasi, dokumentasi, inventarisasi atau pencatatan harta kekayaan dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan) dan administro atau memimpin dan mengarahkan personil yang dipercayakan. Kegiatan administro tidak lain merupakan kegiatan manajemen, yaitu proses pengendalian, penggerakan, dan pemanfaatan atau pendayagunaan faktor-faktor sumber daya yang sudah direncanakan (Prajudi Atmosudirdjo, 1980).

Sekretaris mempunyai peranan penting untuk membantu kantor, karena dengan adanya sekretaris maka pekerjaan dapat berjalan lancar serta membantu tercapainya tujuan yang diinginkan sesuai dengan aturan-aturan yang ada dalam kantor tersebut. Peranan sekretaris dalam kantor salah satunya adalah menjaga rahasia dan membantu memperlancar aktivitas kantor oleh karena itu tanggung jawab sekretaris sangatlah besar bagi kantor.

Pekerjaan sekretaris sangat berdampak besar bagi kantor, karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaannya seperti menangani surat masuk dan surat keluar, mempersiapkan rapat, menelpon, mengatur perjalanan dinas pimpinan dengan relasinya, serta menyusun jadwal kegiatan pimpinan. Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah dunia kerja. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia kantor.

Sekretaris mengerjakan tugasnya tersebut dengan caranya sendiri dan dengan ilmu serta pengetahuan yang dimiliki. Tidak semua karyawan dapat mengerjakan apa yang sekretaris lakukan. Pimpinan juga memiliki banyak kegiatan atau pekerjaan yang mempunyai batas kemampuannya untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan ketika pimpinan sedang kesulitan mengerjakan itu semua, disinilah sekretaris dapat berperan.

Menurut Saiman (2002:25) “Sekretaris adalah seorang yang membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien”.Berdasarkan pengertian sekretaris menurut para ahli dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil atau tidaknya tujuan kantor tempat sekretaris bekerja. Pentingnya peranan seorang sekretaris tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing kantor. Peranan sekretaris menurut Saiman (2002:37) dapat diketahui sebagai berikut :

1.Peranan sekretaris terhadap atasan:

A.Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

B.Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

C.Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

D.Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

E.Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Peran sekretaris terhadap bawahan tampak dalam :

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan karena sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan

menurut Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono (2003:6) menyebutkan peranan sekretaris sebagai berikut :

1.Penjaga/Beranda Perusahaan Sekretaris harus bisa mnyeleksi setiap tamu yang datang untuk bertemu dengan pimpinan dan mengatur jadwalnya agar tidak bertabrakan.

2.Filter dan Pengelola Informasi Segala informasi yang masuk harus diolah terlebih dahulu oleh sekretaris. Kemudian mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari informasi – informasi yang dibutuhkan pimpinan.

3.Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari – hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.

4.Secret Keeper/Pemegang Rahasia Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.

5.Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat.

6.Penghubung/Humas Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi dari luar.

07.Perawat/Pelindung Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.