Ilham Alfiyanur

Perencanaan sumber daya manusia serta fenomena pada sektor publik

Politik | 2023-02-03 19:57:06

Perencanaan sumber daya manusia sektor publik merupakan proses pemikiran dan persiapan yang sistematis untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia, memastikan tersedianya sumber daya manusia yang sesuai, dan memastikan bahwa sumber daya manusia tersebut dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab organisasi publik secara efektif dan efisien. Hal ini melibatkan perekrutan tugas, kualifikasi, dan jumlah staf yang diperlukan serta menentukan sumber-sumber daya untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa organisasi publik memiliki sumber daya manusia yang tepat untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia.

A. Faktor Internal

Faktor internal adalah berbagai kekuatan dan kelemahan serta kendala yang ada dalam organisasi. Adapun faktor internal menurut SP. Siagian yaitu meliputi rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan serta usaha atau kegiatan baru dan juga rancangan organisasi dan tugas pegawai.

Rencana strategik mencerminkan prioritas-prioritas yang ingin dilakukan dalam tahap perencanaan dan kebijakan yang ditetapkan akan menginformasikan tentang kebutuhan sumber daya manusia ke depan. Sedangkan anggaran mencakup dana rutin pegawai, menginformasikan kemampuan anggaran untuk membiayai pegawai. Dari anggaran tersebut, maka dapat mengestimasikan jumlah dan kualitas pegawai baru yang dapat direkrut. Lalu dengan adanya usaha dan kegiatan baru dan rancangan serta tugas pegawai maka dapat diketahui beban kerja tersebut sehingga menyebabkan kebutuhan tenaga tambahan.

B. Faktor Eksternal

Faktor eksternal adalah segala sesuatu hal yang datang dari luar organisasi yang dapat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Adapun faktor eksternal menurut SP. Siagian faktor eksternal yaitu situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi, dan pesaing.

Menurut Miller Burack dan Maryann dalam perencanaan sumber daya manusia ada empat langkah pokok yakni:

Pertama, perencanaan untuk kebutuhan masa depan sangat penting karena situasi organisasi baik beban kerja, jumlah pemakai jasa, maupun kemungkinan permasalahan yang dihadapi lebih kompleks. Maka sangat penting adanya perencanaan untuk masa yang akan datang. Untuk perencanaan ini yang perlu diperhatikan adalah jumlah pegawai yang diperlukan, kualifikasi yang diperlukan, dan jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut.

Kedua, perencanaan untuk kepentingan keseimbangan masa depan harus dianalisis tentang berapa jumlah pegawai yang ada saat ini yang masih dapat dipertahankan pada masa depan sehingga untuk rencana kebutuhan pegawai lebih terarah. Adapun yang diperhatikan dalam perencanaan ini adalah jumlah pegawai yang ada saat ini, usia pegawai dan kemungkinan pensiun, jumlah lowongan yang ada, pegawai yang diperlukan.

Ketiga, perencanaan untuk rekrutmen dan seleksi atau untuk pemberhentian sementara akan menyangkut beberapa hal yaitu pengumuman akan kebutuhan pegawai, jumlah pegawai yang diinginkan, penyaringan pegawai, menarik pegawai yang diperlukan.

Keempat, perencanaan untuk pengembangan akan memperhatikan seperti pendidikan dan pelatihan, pergeseran/mutasi dan promosi, pengisian bagian-bagian yang memerlukan tenaga ahli, berpengalaman sehingga cukup kapabel.

Forcasting dalam perencanaan sumber daya manusia.

Setiap perencanaan sumber daya manusia diharapkan sesuai dengan kondisi pada masa yang akan datang dengan tipologi atau karakteristik dan kualifikasi sumber daya manusia ke depan ditentukan oleh kemampuan dalam prediksi.

Prediksi sumber daya manusia berusaha menentukan pegawai seperti apa, jabatan apa, berapa jumlah yang dibutuhkan, baik tuntutan keahlian atau keterampilan yang dibutuhkan organisasi tersebut. Dengan demikian hal yang harus disebutkan dalam perencanaan tersebut adalah jumlah, jenis, dan mutu.

Berikut merupakan beberapa metode forecasting yang sering digunakan organisasi sektor publik antara lain:

Pertama, inkrentalisme merupakan sebuah metode perkiraan memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan-kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi-fluktuasi anggaran.

Kedua, collective opinion meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Informasi tersebut dikaitkan dengan faktor-faktor luar misalnya peraturan perundang-undangan yang mendukung, batas maksimum anggaran dan pegawai, perubahan-perubahan dan tujuan-tujuan.

Ketiga, catagorical and cluster forecasting teknik ini memberikan perkiraan-perkiraan kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan seperti dokter, manajer, ahli hukum dan lain-lain.

Keempat, modeling merupakan teknik yang mempergunakan komputer dan metode matematis untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia.

Kegiatan rangka perencanaan sumber daya manusia diarahkan pada sasaran untuk memastikan organisasi mendapat dan mempertahankan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang diperlukan serta mampu mengantisipasi masalah-masalah yang muncul dari potensi kelebihan atau kekurangan sumber daya manusia.

Perencanaan ini akan melalui kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

Pertama, perkiraan kebutuhan yakni memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia masa datang dengan merujuk kepada rencana strategis organisasi dan perkiraan tingkat kegiatan masa datang. Kebutuhan ini diungkapkan dalam bentuk jumlah orang, keahlian dan keterampilan yang diperlukan. Setiap perubahan campuran keterampilan atau kebutuhan perubahan keahlian baru akibat perubahan teknologi dan perubahan lain. Disatukan dalam perencanaan strategis dan dinilai, agar dapat dibuat perencanaan karyawan baru, pelatihan-pelatihan ulang dan pengembangan sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi.

Kedua, perkiraan suplai yakni memperkirakan suplai orang dari dalam dan luar organisasi berdasarkan analisis.

Ketiga menentukan kebutuhan sumber daya manusia dengan menganalisis perkiraan yang dibutuhkan dan suplai untuk mengenali kebutuhan atau kelebihan sumber daya manusia di masa yang kan datang.

Keempat, perencanaan tindakan yakni menyiapkan dan melaksanakan rencana untuk memenuhi sumber daya manusia untuk mengatasi kelebihan sumber daya manusia.

Aspek-aspek perencanaan sumber daya manusia.

Perencanaan merupakan proses menganalisis kebutuhan sumber daya manusia pada kondisi yang berubah dan melakukan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Perencanaan sumber daya manusia yang efektif meliputi:

Pertama, perencanaan kepegawaian merupakan proses identifikasi atau penentuan jumlah sumber daya manusia yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi pada masa yang akan datang.

Kedua, perencanaan program mengikuti pengembangan dari rencana kepegawaian.

Ketiga, perencanaan program mencakup pengoordinasian program-program guna memenuhi rencana kepegawaian dalam bidang personalia.

Keempat, analisis sumber daya manusia menyertai penyusunan strategi organisasional yang merupakan tulang punggung dari perencanaan sumber daya manusia.

Kelima, perencanaan sumber daya manusia merupakan salah satu aktivitas sumber daya manusia di mana penyusun program merupakan tahap yang paling kritis.

Keenam, menghasilkan program alternatif berdasarkan model sumber daya manusia yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai.

Ketujuh, mengevaluasi berbagai alternatif yang dihasilkan berdasarkan empat kriteria yaitu kemungkinan untuk sukses, antisipasi besarnya biaya, kelayakan teknis dari tindakan dan kemungkinan dampak tindakan tersebut terhadap bagian lain dari organisasi.

Kedelapan, memutuskan untuk melaksanakan seperangkat program yang terintegrasi berdasar pencapaian tujuan sumber daya manusia seefektif mungkin.

Langkah-langkah dalam perencanaan strategik sumber daya manusia.

Perencanaan strategik adalah proses penentuan tujuan organisasi dan program tindakan yang menyeluruh untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan strategik meliputi serangkaian langkah yang setiap langkahnya mungkin melibatkan pengumpulan data yang banyak, analisis dan evaluasi yang berulang-ulang oleh manajemen. Menurut Henry Simamora ada beberapa langkah dalam perencanaan strategik sumber daya manusia yaitu pertama, mendefinisikan filosofi organisasi sebagai langkah pertama. Kedua, menelaah kondisi lingkungan. Ketiga, mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi. Keempat, menentukan tujuan dan sasaran. Kelima, menyusun strategi.

Setelah melakukan langkah-langkah diatas penting pula melakukan pengendalian dan evaluasi perencanaan sumber daya manusia. Tujuan dari pengendalian dan evaluasi adalah untuk mengarahkan aktivitas perencanaan sumber daya manusia, menentukan penyimpangan dari rencana dan penyebabnya.

Fenomena perencanaan sumber daya manusia pada lembaga administrasi negara di Jakarta.

Lembaga Administrasi Negara (LAN) memiliki peran yang signifikan dalam pengembangan kompetensi pegawai ASN. Reformasi birokrasi dapat diimplementasikan pada sumber daya aparatur sipil negara melalui berbagai cara, antara lain adalah pelatihan, pembinaan, hingga pendampingan terhadap ASN di Indonesia. LAN dalam pendiriannya ditujukan sebagai sebuah instansi yang memiliki kewenangan untuk membina jabatan fungsional khususnya analis kebijakan.

Jabatan Fungsional merupakan pelaksana tugas fungsi inti organisasi, berdasarkan keahlian atau keterampilan yang dimilikinya, baik keahlian sebagai techno structure, supporting staf, operating core, bahkan strategic apec. Keberadaan jabatan Fungsional memiliki peran sentral dalam menentukan kinerja organisasi pemerintahan yang mempunyai tugas untuk memberi dukungan dalam bentuk keahlian dan administratif.

Proses perencanaan sumber daya manusia di Lembaga Administrasi Negara, dalam pelaksanaan tahap-tahap dari perencanaan sumber daya manusia melalui 3 (tiga) fase utama dalam proses perencanaan SDM mulai dari requirements forecasting stage, job analysis, dan pengembangan program.

Pertama, proses perencanaan manajemen sumber daya manusia di Lembaga Administrasi Negara atau LAN secara umum sudah disesuaikan dengan alur yang terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang manajemen PNS yang kemudian dituangkan dalam Peraturan Kepala LAN Nomor 2 tahun 2019 tentang Manajemen SDM yang terintegrasi, dimana perencanaan didasarkan pada Analisis Jabatan (ANJAB) san Analisis Beban Kerja (ABK). Proses pelaksanaan fase requirements forecasting di LAN dilaksanakan berupa proses persiapan dengan membentuk tim analisis jabatan, proses selanjutnya adalah proses pengumpulan data untuk keperluan isi formulir, pengolahan data dan disusun sesuai uraian jabatan serta spesifikasinya untuk selanjutnya dipetakan dalam peta jabatan, proses verifikasi yang membandingkan hasil data olahan, dengan ANJAB dan ABK.

Kedua, fase usaha pemenuhan kebutuhan tenaga Kerja organisasi untuk masa mendatang pada proses perencanaan manajemen sumber daya manusia lembaga administrasi negara. Proses manajemen sumber daya manusia yang diterapkan di LAN saat ini sudah menerapkan prinsip human capital, sehingga pada proses penetapan persyaratan promosi dan rekrutmen pegawai yang ada untuk menduduki posisi tertentu juga telah disesuaikan. Manajemen sumber daya manusia yang terintegrasi di LAN lebih dikenal dengan istilah IHRM (Intergrated Human Resources Management), dimana pada sistem ini seluruh proses didasarkan pada kompetensi pegawai. Proses IHRM sendiri terdiri dari beberapa tahapan, tahapan tersebut berupa perencanaan sumber daya manusia seleksi sumber daya manusia pengembangan kompetensi sumber daya manusia, manajemen karir, manajemen kinerja penghargaan, dan penegakkan disiplin. Standar kompetensi yang dijadikan bahan pertimbangan tersebut, selanjutnya melahirkan persyaratan-persyaratan yang digunakan dalam merencanakan siapa saja pegawai yang akan disiapkan untuk posisi-posisi tertentu dimasa depan. 4 (empat) persyaratan pokok tersebut terdiri dari kesesuaian jurusan yang diperlukan, tingkat pendidikan, output kinerja selama ini dan hasil penilaian sikap.

Ketiga, strategi pengembangan sumber daya manusia pada lembaga administrasi negara. Strategi-strategi yang disusun dalam upaya pengembangan sumber daya manusia di LAN yaitu menerapkan sistem merit secara optimal, menerapkan sistem seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi secara terbuka dikarenakan hasil pelaksanaan sistem merit yang sudah baik, seleksi open biding yaitu seleksi yang dikhususkan untuk pegawai internal LAN yang memiliki kualifikasi untuk menduduki posisi eselon I dan II, pelaksanaan uji kelayakan bagi pegawai yang akan dipromosikan dengan melalui tes wawancara, penyusunan makalah, dan tes potensi akademik. Keseluruhan upaya yang disusun kemudian dimuat dalam program manajemen talenta untuk memastikan bahwa pegawai yang kompeten dapat menempati posisi yang dibutuhkan dimasa depan.

Keempat, faktor yang mempengaruhi proses perencanaan sumber daya manusia pada lembaga administrasi negara.

Pada pelaksanaannya, terdapat 2 (dua) aspek yang sangat mempengaruhi pelaksanaan proses perencanaan sumber daya manusia di LAN. Aspek tersebut adalah:

1. Kebijakan

Proses manajemen ASN masih menggunakan Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2017 tentang manajemen PNS, sistem masih kurang spesifik terutama perihal pengembangan pegawai, namun dengan diterbitkannya PermenpanRB No.3 tahun 2020 tentang Manajemen Talenta maka, sistem pengembangan khususnya dalam rangka mempersiapkan pegawai yang akan dipromosikan menjadi lebih jelas, sistematis dan transparan melalui serangkaian uji coba bagi pegawai.

2. Aspek Anggaran

LAN dengan jumlah mencapai 1.050 pegawai diharuskan mengelola seluruh pegawai tersebut dan memastikan agar setiap pegawai mendapatkan kesempatan yang sama dalam pengembangan. Sistem Manajemen Talenta dan oleh karenanya, pada proses perencanaan, LAN terutama bagian pengelola SDM akan membuat prioritas dengan menempatkan orang-orang yang memiliki kompetensi lebih yang berada di box 9 untuk diprioritaskan mendapatkan pengembangan dengan anggaran yang ada.

Kesimpulan

Perencanaan sumber daya manusia sektor publik merupakan proses pemikiran dan persiapan yang sistematis untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia, memastikan tersedianya sumber daya manusia yang sesuai, dan memastikan bahwa sumber daya manusia tersebut dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab organisasi publik secara efektif dan efisien.

Ada dua faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia yaitu faktor internal meliputi: rancangan strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, serta rancangan organisasi dan tugas pegawai. Faktor eksternal meliputi: teknologi, sosial dan budaya, politik, serta ekonomi. Langkah-langkah dalam perencanaan sumber daya manusia menurut Miller yaitu pertama, perencanaan kebutuhan masa depan. Kedua, perencanaan untuk keseimbangan masa depan. Ketiga, perencanaan untuk perekrutan dan seleksi atau untuk pemberhentian sementara. Keempat, perencanaan untuk pengembangan.

Aspek-aspek dalam perencanaan sumber daya manusia yaitu perencanaan pegawai, perencanaan program mencakup pengembangan, perencanaan program mencakup mengkoordinasikan, analisis sumber daya manusia, perencanaan sumber daya manusia, menghasilkan program, mengevaluasi, serta memutuskan.

Proses fase requirements forecasting sudah sesuai dimana identifikasi jumlah dan kebutuhan pegawai didasarkan pada Analisis Jabatan (ANJAB) dan Analisis Beban Kerja (ABK). Kemudian pegawai yang bersifat fungsional dalam bagian kesetimbangan yang sudah disesuaikan Peraturan LIPI Nomor 13 tahun 2019 tentang Pedoman Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional Peneliti, dimana identifikasi didasarkan pada jenis kepakaran dan ruang lingkup kelompok kegiatan.

Fase usaha pemenuhan kebutuhan tenaga Kerja organisasi untuk masa mendatang, pada fase ini LAN memfokuskan perencanaan dengan menerapkan prinsip human capital dalam penyusunan persyaratan bagi pegawai yang direncanakan menduduki posisi tertentu dimasa depan.

Proses penyusunan strategi pengembangan pegawai di LAN selama ini sudah didasarkan pada peraturan-peraturan terutama Permenpan RB No. 3 tahun 2020 dan Renstra organisasi LAN selama 5 tahun kedepan yang kemudian dipertimbangkan lagi kebutuhan dari tiap unit, dengan mempertimbangkan kesenjangan dan hasil identifikasi pegawai-pegawai yang potensial dan pada pelaksanaannya tidak ditemui kendala yang berarti.

Saran

1. Melakukan analisis secara teratur untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia dan memastikan tersedianya staf yang sesuai.

2. Menjamin bahwa proses rekrutmen dan seleksi dilakukan dengan transparan dan adil, dan bahwa kualifikasi yang sesuai diterapkan.

3. Memberikan pelatihan dan pengembangan untuk memastikan bahwa staf memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka.

4. Melakukan evaluasi kinerja secara berkala untuk memastikan bahwa staf bekerja dengan efektif dan efisien, dan membuat perbaikan jika diperlukan.

5. Menjamin bahwa staf menerima gaji dan manfaat yang adil dan sesuai dengan kinerja mereka.

6. Memanfaatkan teknologi untuk mempermudah pekerjaan dan mempercepat proses kerja, sekaligus memastikan efisiensi dan akuntabilitas.

7. Mendorong koordinasi dan kerjasama antar instansi sektor publik untuk memastikan bahwa kebutuhan sumber daya manusia dapat terpenuhi secara optimal.

Daftar referensi

Esty, Agnesi Madeline, Herbasuki Nurcahyanto, dan Aufarul Marom. 2021. "Analisis Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning) Pada Lembaga Negara di Jakarta." Journal of Public Policy and Management Review. Vol. 10, No. 3. https://doi.org/10.14710/jppmr.v10i3.3142

Henry Simamora. 1996. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta. Bagian Penerbitan STIE YKPN.

Kenneth N. Wexley. 1984. Personnel training. Annual Review of Psichology. Hal 522-525.

Schuller. R. S., And Walker, J. W. 1190. Human Resource Strategy:Focusing on Issue and Actions. New York. West Publishing Company.

Siagian P, Sodang. 1994. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta. Bina Aksara.