Rully Desthian Pahlephi
Apa Itu Purchase Order? Panduan Lengkap Fungsi, Komponen, dan Cara Membuatnya
Bisnis | 2024-10-29 16:42:47
Dalam dunia bisnis, istilah Purchase Order atau PO sudah tidak asing lagi. PO merupakan dokumen penting yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang atau jasa dalam skala besar.
Purchase Order ini sangat membantu dalam menjaga kelancaran proses pembelian, pengendalian persediaan, hingga mencatat transaksi secara akurat. Artikel ini akan mengupas tuntas pengertian Purchase Order, fungsinya, komponen penting yang perlu ada dalam PO, hingga proses pembuatannya.
Pengertian Purchase Order (PO)
Dikutip dari halaman Ukirama, Purchase Order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang mencantumkan rincian produk atau jasa yang ingin dipesan, mulai dari jumlah, spesifikasi, hingga harga yang disepakati. Dokumen ini bersifat mengikat, menjadi kontrak resmi antara kedua belah pihak setelah penjual menerima dan menyetujui PO tersebut.
Sederhananya, PO berfungsi sebagai bukti tertulis atas kesepakatan antara pembeli dan penjual terkait pesanan yang dibuat. Bagi penjual, dokumen ini juga bisa menjadi jaminan bahwa pembeli akan melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati setelah barang atau jasa diterima.
Fungsi dan Tujuan Purchase Order
1. Pengendalian Persediaan
Purchase Order membantu perusahaan untuk memantau persediaan secara efektif. Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang dipesan adalah barang yang benar-benar diperlukan dan dalam jumlah yang tepat.
2. Dokumentasi Transaksi
PO menjadi catatan resmi dari setiap transaksi pembelian yang dilakukan. Ini penting untuk kepentingan akuntansi, audit, dan pelacakan sejarah pembelian. Tanpa PO, perusahaan mungkin mengalami kesulitan dalam melacak pembelian atau menghindari pembelian yang tidak tercatat.
3. Pengendalian Anggaran
Dengan PO, perusahaan dapat mengelola anggaran dengan lebih baik. Setiap pembelian yang dilakukan dapat dipantau dan disesuaikan dengan anggaran yang sudah ditetapkan, sehingga risiko pengeluaran berlebihan bisa dikurangi.
4. Mengurangi Risiko Kesalahan
PO mencantumkan detail pesanan, seperti jumlah, spesifikasi, dan harga, yang disetujui kedua belah pihak. Hal ini mengurangi risiko kesalahan dalam pemesanan, karena semua informasi sudah jelas tertulis dalam dokumen.
5. Perlindungan Hukum
Sebagai kontrak resmi, PO memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak jika terjadi perselisihan terkait transaksi. Dengan adanya PO, penjual dan pembeli memiliki bukti tertulis mengenai kesepakatan transaksi yang telah dilakukan.
Komponen Utama dalam Purchase Order
Sebuah Purchase Order yang baik harus memuat beberapa komponen utama sebagai berikut:
- Nomor PO: Setiap PO memiliki nomor unik yang memudahkan pelacakan dan identifikasi dokumen.
- Tanggal Penerbitan: Tanggal ketika PO dibuat dan dikirimkan ke penjual.
- Informasi Pembeli dan Penjual: Nama, alamat, dan kontak dari kedua belah pihak yang terlibat.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Rincian mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk spesifikasi dan jumlahnya.
- Syarat dan Ketentuan: Termasuk syarat pembayaran, pengiriman, dan ketentuan lain yang disepakati.
- Total Harga: Biaya keseluruhan yang harus dibayar, termasuk pajak dan biaya tambahan.
- Tanda Tangan atau Persetujuan: Tanda tangan dari pihak berwenang, baik dari pembeli maupun penjual.
Proses Pembuatan Purchase Order
1. Identifikasi Kebutuhan
Langkah pertama dalam membuat PO adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa. Pada perusahaan besar, biasanya ada koordinasi antara departemen yang membutuhkan barang dengan departemen pengadaan.
2. Penyusunan Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Setelah kebutuhan diidentifikasi, departemen terkait akan membuat permintaan pembelian dan mengajukannya ke departemen pengadaan.
3. Evaluasi dan Persetujuan
Departemen pengadaan mengevaluasi permintaan pembelian, memeriksa anggaran, dan memastikan kesesuaiannya dengan kebijakan perusahaan. Setelah itu, permintaan pembelian disetujui oleh manajemen.
4. Penerbitan Purchase Order
Departemen pengadaan kemudian membuat PO berdasarkan permintaan pembelian yang sudah disetujui. Dokumen ini kemudian dikirimkan kepada penjual untuk konfirmasi.
5. Konfirmasi dari Penjual
Penjual akan menerima dan mengkonfirmasi PO untuk memastikan bahwa pesanan dapat dipenuhi sesuai ketentuan yang tercantum.
6. Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Jasa
Setelah PO dikonfirmasi, penjual akan mengirimkan barang atau jasa yang dipesan, dan pembeli akan memeriksa kesesuaian dengan PO.
7. Pembayaran dan Penutupan Transaksi
Pembeli melakukan pembayaran sesuai syarat yang disepakati, dan transaksi dianggap selesai setelah semua kewajiban terpenuhi.
Contoh Penggunaan Purchase Order dalam Bisnis
Misalnya, perusahaan A membutuhkan bahan baku untuk produksi. Departemen produksi mengajukan permintaan pembelian bahan baku ke departemen pengadaan, yang kemudian mengeluarkan PO ke pemasok. Setelah PO dikirim dan disetujui oleh pemasok, bahan baku dikirim, dan perusahaan A melakukan pembayaran setelah barang diterima.
Purchase Order adalah dokumen yang sangat penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dengan fungsi utama sebagai pengendali persediaan, pengelolaan transaksi, pengontrol anggaran, dan pelindung hukum, PO memegang peran vital dalam menjaga kelancaran proses bisnis.
Memahami proses pembuatan, fungsi, dan komponen dalam PO sangat penting bagi perusahaan yang ingin menjaga efisiensi operasional dan transparansi dalam setiap transaksi.
Dengan manajemen Purchase Order yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, mempermudah proses audit, dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
