Rayhan Ahmad

    FOLLOW  

Pentingnya Peran dan Fungsi Protokol dalam Suatu Kegiatan

Edukasi | Tuesday, 04 Jul 2023, 15:47 WIB

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Pengaturan keprotokolan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan bertujuan untuk :

a. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat.

b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.

c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa/antarinstansi/antardaerah.

Fungsi protokol antara lain ikut menentukan terciptanya suasana atau iklim yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha, menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi, terciptanya suatu upacara yang khidmat tertib dan lancar, terciptanya pemberian perlindungan dan terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas (Artawan, 2019).

Sesuai Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010, tata tempat merupakan pengaturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Sementara tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

Sedangkan tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

Peran Protokol sangat dibutuhkan dalam setiap acara penting atau formal yang akan diselenggarakan oleh setiap lembaga atau institusi bahkan pemerintahan. Peran protokol bisa dikatakan sebagai tonggak keberhasilan suatu acara yang tengah dilaksanakan. Pada dasarnya semua kegiatan keprotokolan yang adalah kegiatan yang sifatnya berkaitan dengan semua unsur fungsi manajemen yang terus-menerus terjadi berulang.

Hasil kegiatan protokol yang melaksanakan fungsi manajemen yang baik akan membentuk suatu peningkatkan profesi protokol itu sendiri dan pengenalan jati diri instansi kita. Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang diselenggarakan organisasi atau instansi. Di samping itu, protokoler juga bagian yang melekat dari aktivitas institusi dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi petugas protokoler, yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan. Baik lokal maupun nasional.

Osborn dan Gabreal (2008) menyampaikan bahwa keberhasilan sesuatu kegiatan akan ditentukan oleh kemampuan seseorang dalam melakukan pengarahan, pengaturan dan pengendalian. Karena itu dalam setiap kegiatan apa pun dibutuhkan seseorang yang mampu mengarahkan, mengatur dan mengendalikan faktor pendukung sehingga tujuan yang direncanakan dapat dicapai sesuai yang diharapkan.

Menurut Nadek (2020) Ada 4 pedoman protokol yang harus dipenuhi dalam suatu acara :

Pertama, Koordinasi, rapat, briefing, technical meeting, survey, pendahulu peninjau, perbandingan dan referensi, laporan, Kedua, Komunikasi, disemininasi, verbal, non verbal,social media, keep in touch, jubir, Ketiga, Bridge/Kolaborasi, Keempat, Solusi, rebranding, impact, edukasi, approach, campaign, sosialisasi, solve problem, trouble shooter, win win, sdm handal.

Dari keempat pedoman protokol yang disampaikan di atas setidaknya kita bisa mendapatkan sebuah gambaran hal-hal apa saja yang perlu kita persiapkan terutama yang berhubungan dengan kegiatan keprotokolan yang ada di suatu institusi/organisasi.