Syahla Shafa

Prosedur Pengelolaan Pengaduan di DPR RI

Politik | 2023-06-09 12:09:48

Pengelolaan Pengaduan adalah kegiatan penanganan pengaduan sesuai dengan mekanisme dan tata cara pengelolaan pengaduan.

Prosedur Pengelolaan Pengaduan di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI)

A. Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat secara Langsung

1. Penanganan Demonstran

a. Pengaturan demonstran yang dilakukan secara tertib, diarahkan melalui bagian Hubungan Masyarakat dan berkoordinasi dengan bagian Pamdal untuk selanjutnya dilakukan sesuai prosedur.

b. Pengaturan Demonstran yang dilakukan dengan cara-cara anarkis akan ditangani sesuai dengan protap (prosedur tetap) penanganan demonstran berdasarkan Pedoman Umum Pengelolaan Keamanan DPR RI.

2. Kriteria Penerimaan Delegasi

Kriteria aspirasi dan pengaduan delegasi yang dapat ditindaklanjuti adalah sebagai berikut :

a. Pengadu/ delegasi memiliki identitas yang jelas.

b. Substansi permasalahan harus jelas dan mengandung kebenaran.

c. Jumlah delegasi yang diterima maksimal 25 orang.

3. Pengelolaan Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat di AKD

a. Delegasi yang berkunjung langsung ke AKD memberitahukan terlebih dahulu ke Bagian Hubungan Masyarakat Sekretariat Jenderal DPR RI.

b. Bagian Sekretariat AKD menginformasikan kepada Pimpinan AKD mengenai maksud dan tujuan kedatangan delegasi serta permasalahannya.

c. Bagian Sekretariat AKD menfasilitasi pertemuan delegasi/ perorangan dengan Pimpinan AKD setelah waktu pertemuan ditentukan oleh AKD/ Anggota.

d. AKD/ Anggota menindaklanjuti hasil pertemuan tersebut, baik melalui rapat-rapat di Alat Kelengkapan maupun melalui Kunjungan Kerja.

e. Bagian Sekretariat AKD membuat catatan rapat/ laporan singkat hasil pertemuan.

B. Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat secara Tidak Langsung

1. Penerimaan Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat

a. Aspirasi dan Pengaduan dapat disampaikan secara tertulis melalui surat atau media elektronik yang ditujukan kepada AKD. Surat yang dikirim melalui media elektronik (email) dapat ditindaklanjuti selama substansi masalahnya jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

b. Kriteria Surat/ Email yang dapat dianalisis/ ditindaklanjuti :

1) Surat/ email identitas dan alamat pengirim yang jelas dan lengkap.

2) Surat/ email memuat maksud dan tujuan yang jelas.

3) Substansi permasalahan yang disampaikan jelas.

4) Masalah yang disampaikan memerlukan penyelesaian atau respon.

5) Data pendukung atas masalah yang disampaikan lengkap dan akurat.

2. Prosedur Pengelolaan Aspirasi dan Surat Pengaduan Masyarakat.

a. Pencatatan Surat Masuk

Surat yang diterima oleh Sekretariat Pimpinan DPR RI atau Sekretariat AKD/ Sekretariat Fraksi dilakukan proses pencatatan terlebih dahulu di bagian Tata Persuratan.

b. Bagian Tata Persuratan meneruskan seluruh surat aspirasi dan pengaduan masyarakat yang masuk ke DPR RI kepada Bagian Pengaduan Masyarakat untuk dianalisis dan diproses lebih lanjut.

c. Analisis/ Telaahan Surat/ Email

1) Proses analisis dilakukan di Bagian Pengaduan Masyarakat berdasarkan tupoksi dan dapat pula dilakukan di Sekretariat AKD.

2) Surat/ email aspirasi dan pengaduan yang ditujukan kepada Pimpinan DPR RI, selanjutnya dianalisis oleh bagian Pengaduan Masyarakat.

3) Surat/ email yang ditujukan kepada Pimpinan AKD, setelah di administrasi dan dianalisis di Bagian Pengaduan Masyarakat selanjutnya diproses lebih lanjut oleh bagian Sekretariat AKD.

4) Analisa surat/ email dilakukan dengan mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku.

d. Pembuatan Surat Tindak Lanjut/ Tanggapan/ Jawaban.

1) Proses tindak lanjut dilaksanakan berdasarkan arahan/ disposisi Pimpinan DPR RI atau Pimpinan AKD.

2) Surat tanggapan dan tindaklanjut dibuat berdasarkan hasil analisis yang telah mendapat persetujuan dan arahan Pimpinan DPR RI.

3) Surat tanggapan dan tindak lanjut yang ditujukan kepada AKD untuk proses lebih lanjut ditandatangani oleh Sekretariat Jenderal atas nama Pimpinan DPR RI.

4) Surat tanggapan dan tindaklanjut yang ditujukan kepada pelapor yang bersifat pemberitahuan bahwa suratnya telah disampaikan ke AKD ditandatangani oleh Kepala Biro Pengawasan Legislatif atas nama Sekretariat Jenderal DPR RI.