izharul.

    FOLLOW  

Pentingnya Preservasi Dokumen bagi Keberlangsungan Bisnis

Teknologi | Tuesday, 30 May 2023, 18:34 WIB

Preservasi dokumen adalah sebuah kegiatan yang bertujuan untuk melestarikan bahan dokumen yang mencakup semua pertimbangan manajerial dengan tujuan dokumen tersebut tidak habis dimakan usia dan tetap dapat digunakan ketika dibutuhkan.

Preservasi sendiri memiliki arti yaitu pelestarian. Pelestarian disini memiliki cakupan yang cukup luas, oleh karena itu kegiatan preservasi mencakupi kegiatan pemeliharaan, perawatan, perbaikan, dan juga reproduksi. Dengan kata lain, Preservasi dokumen adalah sebuah usaha untuk menjaga dokumen agar tidak rusak dan dapat bertahan lama.

Tujuan dari preservasi dokumen adalah untuk menyelamatkan nilai-nilai informasi yang terkandung dalam sebuah dokumen, mempercepat penelusuran dan perolehan informasi, mencegah koleksi dokumen dari berbagai faktor yang sifatnya merusak, hingga menjaga aspek keindahan dan kerapian dokumen itu sendiri.

Preservasi dokumen dalam dunia bisnis pun sangat dibutuhkan, terutama untuk berbagai catatan bisnis. Bagi perusahaan, catatan-catatan bisnis akan terus berkembang seiring waktu seperti laporan-laporan pemasukan baru, strategi-strategi baru, dan sebagainya. Dengan begitu, kebutuhan untuk menaruh catatan-catatan bisnis yang lama akan sangat diperlukan, tetapi tempat untuk menaruh catatan bisnis tersebut tentu kapasitasnya terbatas. Oleh karena itulah dibutuhkan kegiatan preservasi dokumen.

Tidak hanya itu saja, preservasi dokumen juga diperlukan untuk berbagai hal seperti sebagai referensi untuk perusahaan itu sendiri, para peneliti yang mempelajari mengenai aspek penting manusia, atau untuk khalayak umum yang dilayani oleh perusahaan tersebut atau pemegang saham perusahaan.

Salah satu contoh dari preservasi dokumen yang sering digunakan adalah digitalisasi. Digitalisasi dokumen tidak hanya membantu menaruh dokumen-dokumen lama di cloud saja, namun juga digitalisasi dokumen dapat membantu menangkap konteks bisnis untuk menentukan semua ketergantungan bisnis, konflik lingkungan sekitar, dan solusi yang tepat untuk menangkap semua informasi yang dibutuhkan. Digitalisasi dokumen juga berfungsi sebagai bentuk dari manajemen resiko karena semua dokumen yang ada dalam cloud akan tetap ada selama tidak dihapus oleh penggunanya.

Kesimpulannya, preservasi dokumen sangatlah penting bagi keberlangsungan bisnis karena selain dapat menjaga dan melestarikan dokumen sekaligus menghemat penyimpanan, preservasi dokumen juga dapat dijadikan sebagai bentuk manajemen resiko dengan melakukan digitalisasi.

Daftar Pustaka:

Hower, R. M. (1937). The preservation of business records. Business Historical Society. Bulletin of the Business Historical Society (pre-1986), 11(000003), 3.

Coutinho, C. (2013, July). Digital preservation of business assets as a risk management strategy. In Proceedings of the Workshop on Open Source and Design of Communication (pp. 46-48).