Iqbal

    FOLLOW  

Apa Itu Aplikasi Persuratan ?

Teknologi | Monday, 27 Mar 2023, 19:46 WIB

Aplikasi persuratan atau aplikasi surat menyurat adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk memudahkan pengguna dalam melakukan komunikasi melalui surat. Aplikasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam mengirimkan surat-surat resmi seperti surat perjanjian, surat penawaran, surat permintaan, dan sebagainya. Aplikasi persuratan dapat mempercepat proses pengiriman surat dan mengurangi biaya yang dibutuhkan untuk mengirim surat secara fisik.

Aplikasi persuratan memungkinkan pengguna untuk membuat, mengirim, dan menerima surat dalam format digital. Pengguna dapat membuat surat dengan mudah menggunakan template atau format yang telah disediakan oleh aplikasi. Selain itu, pengguna juga dapat menambahkan lampiran seperti gambar atau dokumen ke dalam surat. Aplikasi persuratan juga menyediakan fitur pencarian yang memudahkan pengguna dalam mencari surat tertentu.

Salah satu kelebihan dari aplikasi persuratan adalah kemudahan dalam mengirim surat. Pengguna dapat mengirim surat dengan cepat dan mudah tanpa harus membeli perangkat seperti printer, kertas, dan amplop. Aplikasi persuratan juga memungkinkan pengguna untuk mengirim surat ke banyak orang sekaligus, sehingga menghemat waktu dan biaya yang dibutuhkan dalam mengirim surat secara fisik.

Selain itu, aplikasi persuratan juga memiliki fitur pelacakan surat yang memungkinkan pengguna untuk mengetahui status pengiriman surat yang telah dikirimkan. Fitur ini sangat berguna dalam menghindari surat yang hilang atau tidak sampai ke tujuan. Aplikasi persuratan juga dilengkapi dengan fitur notifikasi yang memberitahukan pengguna jika ada surat yang belum dibaca atau belum direspon.

Dalam aplikasi persuratan, pengguna juga dapat mengatur tanda tangan digital untuk mengesahkan surat. Tanda tangan digital ini dapat menggantikan tanda tangan fisik dan mempercepat proses persetujuan atau pengesahan surat. Pengguna juga dapat mengatur izin akses dan hak akses untuk surat tertentu, sehingga hanya pengguna yang diberi otoritas yang dapat mengakses dan memodifikasi surat tersebut.

Beberapa contoh aplikasi persuratan yang populer antara lain Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail dan Askarasoft.

. Setiap aplikasi persuratan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, perusahaan atau organisasi harus mempertimbangkan kebutuhan dan anggaran mereka sebelum memilih aplikasi persuratan yang sesuai.

Selain itu, aplikasi persuratan juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Pengguna dapat menambahkan fitur tambahan seperti integrasi dengan aplikasi lain atau mengubah tampilan aplikasi agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.

Namun, aplikasi persuratan juga memiliki beberapa kekurangan. Salah satu kekurangan dari aplikasi persuratan adalah keamanan data. Surat-surat yang dikirimkan melalui aplikasi persuratan dapat menjadi rentan terhadap serangan cyber seperti hacking atau virus.

Baca Juga : Aplikasi Document Management System