Mikail Hafiz

    FOLLOW  

Pemeliharaan Fasilitas Pasca WFO dengan Software Manajemen Fasilitas

Teknologi | Monday, 25 Oct 2021, 09:39 WIB

Pernahkah Anda mendatangi suatu gedung perusahaan yang bagus dan tampak megah diluar, namun ternyata fasilitas di dalamnya kurang memadai dan terawat? Atau pernahkah Anda melihat fasilitas umum di tempat - tempat pelayananan publik yang kurang memadai untuk digunakan?

Hal tersebut merupakan salah satu contoh dari kurangnya pemeliharaan rutin (maintenance) yang dilakukan oleh perusahaan atau suatu instansi yang menyediakan. Banyak faktor yang membuat pengelola kurang memperhatikan fasilitas tersebut, salah satunya terlalu sibuk dalam urusan bisnis yang mereka jalani. Apalagi di masa pandemi seperti saat ini, perusahaan mengharuskan pegawainya untuk bekerja dari rumah (WFO), sehingga kondisi fasilitas di dalam kantor pun semakin tidak terpantau.

Di era 4.0 seperti saat ini, tidak ada lagi alasan untuk tidak menjaga kenyamanan fasilitas publik. Berbagai macam terobosan baru yang mampu mengatasi permasalahan telah tersedia, salah satunya software sistem manajemen fasilitas. Jika Anda salah satu yang mengalami permasalahan tersebut namun cukup awam dan belum mengerti mengenai software manajemen fasilitas, berikut telah kami rangkum mengenai penjelasan, manfaat, hingga fitur yang kami lansir dari HashMicro.

Apa itu Software Sistem Manajemen Fasilitas?

Sesuai dengan namanya, software manajemen fasilitas merupakan salah satu produk digital keluaran perusahaan ERP lokal, HashMicro, yang memiliki fungsi utama mengatur fasilitas milik konsumen baik fasilitas gedung perusahaan, fasilitas publik, hingga fasilitas dari banyak properti.

Nantinya, pengguna dapat mengatur seluruh keperluan pemeliharaan seperti melihat kondisi terkini fasilitas, penjadwalan maintenance, hingga dokumen - dokumen yang berisi mengenai informasi terkait fasilitas, biaya, dan penanggung jawab dapat diakses dalam satu platform dimanapun dan kapanpun. Selain itu, Anda dapat mengelola kontrak perawatan antara Anda dan penyewa kedalam satu repositori yang efisien. Sangat canggih bukan?

Fitur - Fitur Software Sistem Manajemen Fasilitas

1. Property/Asset Management

Tidak hanya mampu mengelola berbagai fasilitas di dalam satu tempat, melalui fitur ini Anda dapat mengintegrasikan seluruh properti atau aset untuk memantau biaya pemakaian, pembelian, depresiasi, perawatan, dan penggantian fasilitas dalam satu platform secara real-time dan mudah.

2. Facility Leasing Management

Bagi Anda yang pemilik bisnis penyewaan fasilitas dan aset, Anda tidak perlu khawatir lagi perihal masalah kehilangan serta kondisi setelahnya. Karena melalui fitur ini, Anda akan sangat mudah memantau kondisi fasilitas setelah masa sewa selesai dan pastinya Anda dapat mengelola penyewaan fasilitas serta aset yang masih/sedang aktif.

3. Work Order Management

Bingung dan terlalu sibuk untuk mengelola permintaan pemeliharaan dari kantor? Dengan fitur work order management, Anda dapat mengelola SDM yang dibutuhkan untuk penanganan permintaan maintenance secara tepat waktu dengan anggaran yang tepat ditengah - tengah kesibukan yang dijalani.

4. Invoice Management

Mengelola dokumen invoice atau faktur pembayaran sering kali menjadi beban yang tidak terselesaikan di suatu pekerjaan. Terlebih jika dokumen atau kertas bukti pembayaran menghilang, sehingga akan menyulitkan masalah reimburse. Dengan fitur invoice management, Anda dapat mengelola faktur biaya yang diperlukan untuk pengelolaan fasilitas. Fitur ini juga memungkinkan penggunanya mengatur notifikasi untuk pembayaran yang tertunda.

5. Maintenance & Scheduling

Ketika suatu perusahaan memiliki banyak aset di berbagai tempat, untuk sekedar melihat bagaimana kondisi dari aset tersebut rasanya harus memakan banyak waktu dan tenaga. Memiliki visi memberikan solusi melalui teknologi, sistem manajemen fasilitas menyediakan solusi berupa fitur maintenance & scheduling. Nantinya, Anda dapat melihat kondisi lengkap seputar kondisi aset untuk memudahkan petugas melakukan maintenance dan mengatur jadwal perawatan berikutnya.

6. In-depth Reports

Sedang sibuk dalam membuat dan menyusun laporan sepertinya sudah tidak dapat dijadikan alasan jika Anda menggunakan perangkat lunak satu ini. Developer dari HashMicro menawarkan kemudahan dalam penerimaan laporan yang komprehensif mengenai kabar fasilitas, keuangan, aset, kondisi, dan informasi lainnya dengan mudah melalui sistem.

Kapan Waktu yang Tepat Untuk Menggunakan Perangkat Lunak di Perusahaan?

Di era 4.0 seperti saat ini, rasanya seperti tertinggal zaman jika kita masih memanfaatkan cara tradisional untuk menyelesaikan suatu permasalahan dalam dunia pekerjaan. Untuk itu, kapan waktu yang tepat untuk menggunakan software di zaman yang serba canggih ini? Jawabannya adalah sesegera mungkin.

Selain menghemat pengeluaran perusahaan, dengan mengandalkan teknologi yang canggih ini, Anda dapat lebih efektif dalam melakukan sistem operasional bisnis. Selain itu, Anda harus segera menggunakan perangkat lunak untuk menunjang pekerjaan jika sudah merasakan beberapa hal sebagai berikut:

- Sulit mengatur banyak fasilitas dan aset perusahaan

- Kondisi fasilitas sudah sangat tidak memadai

- Jadwal maintenance sudah tidak lagi terkontrol dan terjadwal bahkan tidak pernah terlaksanakan

- Pengeluaran keuangan terlalu besar untuk membiayai banyak pengawas fasilitas

Dan masih banyak alasan - alasan lain yang mungkin Anda sendiri merasakannya.

Kesimpulan

Terlepas dari segudang manfaatnya, penggunaan software sudah sepatutnya kita manfaatkan dan menjadikannya prioritas mengingat inovasi - inovasi saat ini sangat bermanfaat dalam meningkatkan laju produktivitas dan menghemat pengeluaran perusahaan. Khususnya bagi Anda pemilik atau pengelola perusahaan yang memiliki gedung bertingkat ataupun memiliki beberapa cabang properti dan aset yang berbeda di setiap penjuru daerah.

Sumber: https://www.hashmicro.com/id/software-manajemen-fasilitas