Muhammad Bambang

Mengapa Penyusunan Master Plan Teknologi Informasi Dibutuhkan?

Bisnis | 2021-05-21 13:56:26

Para era digital seperti sekarang ini, tentunya perkembangan operasional bisnis akan mengarah pada pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). Sehingga arah dan pencapaian implementasi teknologi informasi dalam sebuah organisasi diarahkan pada bagaimana melakukan efisiensi pada proses kerja, sekaligus meningkatkan keunggulan bersaing organisasi tersebut.

Seperti kita ketahui pada awalnya layanan organisasi/bisnis sangat berhubungan erat dengan sektor informasi, di mana sebuah organisasi mengolah dan mengumpulkan berbagai data dan fakta yang ada di lapangan untuk kemudian diolah menjadi informasi yang berguna bagi klien.

Dengan pengelolaan informasi yang baik akan menjadi salah satu poin penting untuk bisa memberikan daya saing yang lebih kuat. Seiring dengan perkembangan teknologi dan kompetisi yang semakin ketat, manajemen informasi yang baik akan mampu memberikan informasi yang penting dan akurat dalam proses pengambilan keputusan.

Untuk bisa mengembangkan pengelolaan informasi yang baik, diperlukan perencanaan strategis pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga pola investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah ditentukan sebelumnya.

Mengapa Penyusunan Master Plan Teknologi Informasi ini diperlukan? Hal ini untuk mengelola berbagai risiko dalam pelaksanaan teknologi informasi. Beberapa risiko itu di antaranya adalah :
1. Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
2. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
3. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
4. Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Selain itu, perencanaan strategis akan bermanfaat sebagai dasar bagi pengembangan investasi sistem dan teknologi informasi di tahun-tahun mendatang, sekaligus sebagai alat kontrol dan acuan dalam pengembangan sistem dan teknologi informasi di organisasi tersebut.

Biasanya permasalahan yang dimiliki oleh organisasi dalam pengembangan Sistem dan Teknologi Informasi, di antaranya adalah:

1. Kesulitan menentukan prioritas investasi IT tahunan
2. Kesulitan dalam menentukan pilihan teknologi tertentu
3. Kesulitan dalam perencanaan kapasitas teknologi informasi
4. Ketidakseragaman tools yang dipakai dalam teknologi informasi

Berdasarkan permasalahan yang dimiliki organisasi dalam pengembangan IT maka sangatlah perlu untuk mengembangkan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi/ Master Plan Teknologi Informasi sebagai upaya mengembangkan pengelolaan informasi yang lebih baik di masa mendatang.

Salah satu kunci untuk bisa menerapkan pengelolaan teknologi informasi yang baik adalah melalui perencanaan strategis pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga pola investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana strategis ini dituangkan dalam bentuk dokumen yang disebut IT Master Plan.

Dokumen IT Master Plan merupakan dokumen yang disusun berdasarkan analisis kebutuhan dan tantangan yang dihadapi oleh sebuah organisasi di masa mendatang, yaitu untuk jangka sekitar 5 tahun mendatang. Seluruh inisiatif pengembangan dan implementasi berbagai hal yang berhubungan dengan teknologi informasi dan sistem informasi diharapkan tidak lepas dari kerangka dan batasan yang telah ditetapkan dalam IT Master Plan ini.

Seiring penerapannya, tentu ada berbagai hal yang perlu direvisi agar selalu dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi baik internal maupun eksternal, selama tidak terlepas dari konteks yang ada. Oleh karena itu sebuah organisasi diharapkan selalu mencermati kondisi tersebut dan melakukan evaluasi dan revisi berkala terhadap IT Master Plan ini.

Diharapkan kehadiran IT Master Plan ini dapat menjadi sebuah titik awal pengembangan Sistem Informasi perusahaan yang berkualitas internasional dan dapat dibanggakan, dan berperan untuk pemanfaatan teknologi informasi yang lebih luas lagi di masa mendatang.

IT Master Plan ini dibagi menjadi tiga bagian utama sesuai dengan metodologi perencanaan yang digunakan. Adapun isi dan penjelasan ringkas mengenai masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut:

Bagian I: Penilaian Kondisi Saat Ini Diawali dengan visi dan misi perusahaan yang merupakan landasan utama bagi strategi, sasaran dan budaya organisasi. Kemudian dijelaskan pula struktur organisasi. Di bidang TI, digambarkan sistem informasi dan infrastruktur teknologi informasi yang ada. Bagian ini ditutup dengan analisis kondisi saat ini.

Bagian II: Blueprint Mendatang Bagian yang sangat penting karena berisi rencana garis besar TI yang akan diterapkan. Ini diawali dengan rencana strategis di bidang teknologi informasi yang intinya meliputi empat pilar: Integrasi, Organisasi, Outsourcing, dan Infrastruktur. Kemudian penjelasan mengenai rencana strategis sistem informasi, infrastruktur teknologi informasi, serta manajemen SI/TI.

Bagian III: Strategi Implementasi Menjelaskan program kerja, anggaran, dan prioritisasi proyek dalam menerapkan rencana yang telah ditetapkan.