El Fatih Setiawan
Tips Mengatur Persediaan Barang Agar Bisnis Tidak Kehabisan Stok
Bisnis | 2025-09-23 21:34:04
Dalam menjalankan bisnis, ketersediaan barang merupakan faktor vital yang menentukan kelancaran operasional maupun kepuasan pelanggan. Tidak sedikit usaha yang mengalami kerugian hanya karena stok yang habis di saat permintaan sedang tinggi. Hal ini tentu dapat menurunkan kepercayaan konsumen, bahkan membuat mereka beralih ke pesaing. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan barang atau inventory management menjadi hal yang tidak boleh diabaikan.
Dilansir dari situs SCM Guide, pada artikel ini akan membahas berbagai tips praktis untuk mengatur persediaan barang agar bisnis tetap berjalan lancar tanpa risiko kehabisan stok.
1. Lakukan Perencanaan Berdasarkan Data Penjualan
Langkah pertama dalam menjaga stok tetap aman adalah dengan menganalisis data penjualan. Catatan historis dari bulan ke bulan bisa memberikan gambaran mengenai pola permintaan. Misalnya, jika bisnis Anda menjual produk makanan atau minuman, biasanya permintaan meningkat pada momen tertentu seperti bulan Ramadan atau akhir tahun. Dengan memahami pola ini, Anda bisa memperkirakan jumlah stok yang harus dipersiapkan sehingga tidak ada kelebihan maupun kekurangan barang.
Selain itu, data penjualan juga membantu dalam melihat produk mana yang paling laris dan mana yang kurang diminati. Dengan begitu, alokasi modal untuk pembelian stok bisa lebih efisien, karena Anda akan fokus pada barang yang benar-benar dibutuhkan pasar.
2. Tentukan Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point)
Setiap bisnis perlu memiliki standar kapan harus melakukan pemesanan ulang barang. Konsep ini dikenal dengan istilah reorder point, yakni jumlah minimal persediaan yang harus tersedia sebelum stok dianggap kritis. Misalnya, jika toko Anda biasanya menjual 100 unit produk per minggu, dan waktu tunggu pengiriman dari pemasok adalah 5 hari, maka reorder point bisa dihitung sesuai kebutuhan harian dikali waktu tunggu. Dengan begitu, Anda tidak akan kehabisan barang saat proses restock sedang berjalan.
Menentukan reorder point membutuhkan disiplin dalam pencatatan. Banyak usaha kecil menengah (UKM) yang masih mengandalkan perkiraan manual tanpa perhitungan yang jelas. Padahal, dengan sistem sederhana sekalipun, titik pemesanan ulang bisa diatur agar persediaan tetap stabil.
3. Gunakan Sistem Pencatatan Digital
Di era digital, mengandalkan catatan manual sering kali berisiko, baik karena human error maupun sulitnya melakukan analisis. Menggunakan software atau aplikasi khusus inventaris bisa membantu pelaku usaha dalam memantau stok secara real-time. Sistem ini memungkinkan pemilik bisnis mengetahui jumlah barang masuk dan keluar, produk mana yang mendekati batas habis, hingga membuat laporan otomatis yang bisa dipakai untuk pengambilan keputusan.
Selain itu, aplikasi inventaris biasanya sudah terintegrasi dengan laporan keuangan, sehingga memudahkan Anda untuk mengetahui arus kas dan laba rugi terkait persediaan barang. Dengan manajemen berbasis digital, risiko kehilangan stok atau salah perhitungan dapat ditekan secara signifikan.
4. Bangun Hubungan Baik dengan Pemasok
Pemasok atau supplier adalah mitra penting yang ikut menentukan kelancaran operasional bisnis. Dengan memiliki hubungan yang baik, Anda bisa mendapatkan prioritas pengiriman, harga yang lebih bersaing, hingga fleksibilitas dalam sistem pembayaran.
Tidak hanya itu, pemasok yang terpercaya juga bisa menjadi sumber informasi mengenai tren pasar atau potensi keterlambatan produksi. Misalnya, ketika terjadi kelangkaan bahan baku, pemasok bisa memberi peringatan lebih awal sehingga Anda bisa mengantisipasi dengan menambah stok atau mencari alternatif pemasok lain.
5. Terapkan Sistem FIFO (First In, First Out)
Metode FIFO atau First In, First Out adalah strategi mengeluarkan barang yang lebih dulu masuk agar tidak ada persediaan yang menumpuk terlalu lama. Strategi ini sangat penting untuk produk yang memiliki masa kadaluarsa, seperti makanan, minuman, atau obat-obatan.
Dengan menerapkan sistem FIFO, risiko kerugian akibat barang kadaluarsa bisa diminimalisir. Selain itu, strategi ini juga menjaga kualitas produk tetap terjamin saat sampai ke tangan konsumen.
6. Libatkan Konsep Supply Chain Management
Agar lebih terstruktur, pengelolaan stok sebaiknya tidak hanya dilihat dari sisi internal perusahaan, melainkan juga dari keseluruhan alur distribusi. Di sinilah konsep Supply Chain Management berperan penting. SCM membantu bisnis dalam menyusun strategi mulai dari perencanaan pembelian, penyimpanan, hingga distribusi barang ke konsumen akhir. Dengan pendekatan ini, pengendalian stok menjadi lebih efektif karena memperhitungkan banyak faktor, seperti rantai pasok global, kondisi pemasok, hingga tren permintaan pasar.
7. Lakukan Audit Stok Secara Berkala
Meskipun sudah menggunakan sistem digital, audit fisik tetap perlu dilakukan. Audit stok dilakukan dengan cara menghitung langsung jumlah barang di gudang lalu membandingkannya dengan data di sistem. Proses ini berguna untuk mendeteksi adanya selisih akibat barang hilang, rusak, atau kesalahan pencatatan.
Audit bisa dilakukan secara rutin, misalnya setiap bulan atau setiap kuartal, tergantung pada skala bisnis. Dengan melakukan audit, Anda bisa memastikan data inventaris tetap akurat dan meminimalisir risiko kehilangan yang tidak terdeteksi.
8. Sediakan Safety Stock
Safety stock atau stok pengaman adalah cadangan barang tambahan yang disimpan untuk menghadapi lonjakan permintaan mendadak atau keterlambatan pengiriman dari pemasok. Jumlah safety stock biasanya dihitung berdasarkan rata-rata fluktuasi permintaan serta kecepatan pemasok dalam mengirimkan barang.
Dengan memiliki safety stock, bisnis tidak akan panik jika tiba-tiba terjadi lonjakan pembelian, misalnya pada musim liburan atau saat ada promosi besar.
9. Evaluasi dan Sesuaikan Strategi Secara Berkala
Kondisi pasar selalu berubah, begitu pula dengan kebutuhan konsumen. Oleh karena itu, strategi pengelolaan stok harus dievaluasi secara berkala. Jika sebelumnya permintaan stabil, namun tiba-tiba meningkat pesat, maka perhitungan reorder point maupun safety stock perlu disesuaikan.
Selain itu, evaluasi juga mencakup efisiensi penyimpanan di gudang, kecepatan distribusi, hingga biaya operasional yang dikeluarkan. Dengan begitu, bisnis bisa tetap kompetitif di tengah perubahan pasar yang dinamis.
Penutup
Mengatur persediaan barang bukan sekadar soal jumlah, melainkan juga strategi agar bisnis tetap berjalan tanpa hambatan. Dengan perencanaan yang baik, pemanfaatan teknologi, serta kerja sama yang solid dengan pemasok, risiko kehabisan stok bisa ditekan.
Pada akhirnya, pengelolaan stok yang efektif akan membawa dampak besar bagi kepuasan pelanggan sekaligus kesehatan finansial perusahaan. Bisnis yang mampu menjaga ketersediaan barang dengan baik akan selalu unggul di mata konsumen karena dianggap profesional, terpercaya, dan siap memenuhi kebutuhan pasar kapan pun diperlukan.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
