Lulu Najmi Kholil
Mengapa Etika Komunikasi Penting dalam Dunia Customer Service?
Pendidikan dan Literasi | 2025-05-29 17:27:17Di era sekarang dalam dunia kerja yang sekarang serba cepat dan kompetitif, pelayanan menjadi salah satu hal yang menentukan kesuksesan suatu bisnis. Sebagus apapun produk yang ditawarkan, jika pelayanan yang diberikan kepada pelanggan buruk, maka pelanggan bisa dengan mudah berpaling ke tempat lain.
Salah satu kunci pelayanan yang baik ada pada komunikasi.
Namun, tidak cukup hanya sekadar bisa berkomunikasi, dalam berkomunikasi ada etika komunikasi yang juga memegang peranan besar, terutama didalam bidang customer service.
Sebagai mahasiswa yang sedang mempelajari manajemen customer service, bahwa komunikasi bukan hanya soal berbicara atau menyampaikan informasi saja, tapi juga bagaimana kita menyampaikannya dengan cara yang baik, sopan, dan menghargai orang lain.
Banyak masalah terjadi karena komunikasi yang kurang sopan, menyinggung, atau bahkan terkesan merendahkan pelanggan. Padahal, seharusnya komunikasi menjadi alat untuk menjembatani hubungan yang baik antara pelanggan dan perusahaan.
Etika komunikasi inilah yang sering kali menjadi penentu apakah pelanggan merasa puas atau justru merasa kecewa dengan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
Dalam artikel ini akan membahas mengapa etika komunikasi penting dalam dunia customer service?
Berikut beberapa alasannya:
1. Membangun Kesan Pertama yang Positif
Ketika seorang pelanggan menghubungi customer service, biasanya mereka sedang menghadapi masalah atau sedanng membutuhkan bantuan. Di sinilah peran komunikasi yang etis sangat dibutuhkan.
Misalnya, menyapa pelanggan dengan ramah, menggunakan bahasa yang sopan, serta mendengarkan keluhan pelanggan dengan sabar bisa membuat pelanggan merasa dihargai.
Kesan pertama yang positif akan sangat mempengaruhi pandangan pelanggan terhadap perusahaan secara keseluruhan.
Bayangkan jika petugas customer service menyapa dengan nada ketus atau menggunakan kata-kata yang kurang sopan, tentu pelanggan akan merasa tidak nyaman. Yang tadinya hanya masalah kecil menjadi besar karena sikap tidak etis yang diberikan dari pihak pelayanan.
2. Menjaga Profesionalitas dalam Setiap Situasi
Tidak semua pelanggan bisa diajak bicara dengan tenang. Ada kalanya customer yang datang dalam keadaan marah, kecewa, atau bahkan berbicara kasar.
Dalam kondisi seperti ini, penting sebagai seorang customer service untuk tetap profesional.
Etika komunikasi menuntut kita untuk tidak membalas dengan emosi, tapi tetap menjaga nada bicara, bersikap sabar, dan tetap fokus pada penyelesaian masalah.
Profesionalitas inilah yang menunjukkan kualitas seorang customer service. Kalau kita terpancing emosi, justru akan merusak citra perusahaan. Jadi, etika komunikasi membantu kita untuk tetap tenang dan bijak dalam menghadapi berbagai tipe pelanggan.
3. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
Pelanggan yang merasa dihargai dan diperlakukan dengan sopan akan cenderung kembali menggunakan layanan atau produk dari perusahaan yang sama.
Etika komunikasi berperan penting dalam menciptakan pengalaman yang menyenangkan bagi pelanggan. Bahkan jika suatu saat terjadi kesalahan, pelanggan akan lebih mudah memaafkan jika pelayanan yang diberikan tetap ramah dan santun.
4. Menghindari Konflik dan Kesalahpahaman
Komunikasi yang tidak etis sering kali menyebabkan konflik atau kesalahpahaman antara pelanggan dan perusahaan. Seperti penggunaan kata-kata yang ambigu, nada bicara yang dianggap menyinggung, atau jawaban yang terkesan tidak peduli bisa menimbulkan masalah yang lebih besar.
Dengan berkomunikasi secara etis, kita bisa meminimalisir hal-hal seperti itu. Etika komunikasi juga mendorong kita untuk mendengarkan lebih aktif dan tidak asal memberikan jawaban. Ketika pelanggan merasa didengar, mereka cenderung lebih tenang dan terbuka terhadap solusi yang diberikan.
Jadi, etika komunikasi adalah fondasi utama dalam membangun pelayanan customer service yang berkualitas. Tidak hanya sekadar menyampaikan informasi, tapi juga bagaimana menyampaikannya dengan cara yang menghargai pelanggan. Dari membangun kesan pertama yang baik, menjaga profesionalitas, meningkatkan loyalitas serta menghindari kesalahpahaman semuanya bermuara pada komunikasi yang etis.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
