Intan Juwita
Mengenal Administrasi Perkantoran
Bisnis | 2025-01-12 14:24:53
Definisi, Administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu ad yang artinya intensif dan kata ministrate yang memiliki arti melayani, membantu, atau memenuhi. Administrasi memiliki pengertian sempit dan luas. Dalam arti sempit administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis yang memiliki tujuan untuk menyediakan keterangan bagi pihak-pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh informasi secara keseluruhan dalam satu sama lain. Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Administrasi memiliki beberapa ciri-ciri yaitu :
1. Adanya sekelompok orang.
2. Ada kerja sama.
3. Pembagian tugas terstruktur.
4. Kegiatan yang runtut dalam proses.
5. Adanya pemanfaatan berbagai sumber.
Selain itu, para ahli juga mengemukakan pendapatnya untuk mempermudah dan memahami mengenai administrasi. Pengertian administrasi menurut para ahli sebagai berikut.
a. Sondang P. Siagian berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
b. The Liang Gie menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
c. Drs. Sutarto menyatakan bahwa administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan beberapa pendapat ahli tersebut, bisa ditarik kesimpulan bahwa administrsi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada Umumnya, kantor merupakan sebuah tempat dilaksanaknnya kegiatan untuk menangani dan mengelola informasi. Kantor memiliki sifat yang dinamis. Jika merujuk pada kegiatannya, maka kantor dapat diartikan sebagai kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, serta penyampaian atau pendistribusian informasi. Akan tetapi seiring dengan perkembangan waktu, kantor memiliki makna lebih dari tempat melainkan juga sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.
Kantor memiliki beberapa fungsi diantaranya yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi, dan melindungi aset atau harta. Berikut penjelasan masing-masing fungsi kantor tersebut.
a. Menerima informasi
Artinya kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk, kantor pun berfungsi memperoleh informasi lebih lanjut yang mungkin diminta oleh manajemen.
b. Merekam informasi
Kantor merekam informasi yang masuk agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen membutuhkan. Rekaman informasi disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai alat bukti dan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan serta pengendalian perusahaan.
c. Mengatur informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis supaya informasi dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal, contohnya laporan dari suatu kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara jelas dan dapat terbaca dengan baik.
d. Memberikan informasi
Fungsi kantor adalah memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan informasi. Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor dapat memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, diatur, dihimpun, dan disimpan sebelumnya. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan ataupun tertulis.
e. Melindungi aset atau harta
Segala bentuk informasi atau data yang diterima oleh kantor merupakan aset atau harta yang dimiliki oleh kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika hanya hanya dibatasi pada penerimaan, perekaman, pengaturan, dan memberikan informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi informasi tersebut dan datanya sehingga benar-benar dapat dipergunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tersebut atau datanya sehingga benar-benar dapat dipergunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak lain yang mungkin tidak bertanggungjawab. Bentuk perlindungan aset atau harta misalnya melaporkan kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, melindungi hasil rekaman vital, dan mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brangkas atau di bank.
Administrasi perkantoran memiliki ruang lingkup yang melaksanakan rangkaian kegiatan seperti merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan.
Ada juga pengertian administrasi perkantoran yang dikemukakan oleh para ahli dalam bidang administrasi
a. Drs. Moekijat menyatakan bahwa manajemen perkantoran menerapkan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tercapai serta pegawai sebagai pelaksana merasa berhasil.
b. George R. Terry menyatakan manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
c. W.H. Evans menyatakan Administrasi perkantoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.
Pada umumnya kegiatan perkantoran meliputi kegiatan yang berkaitan dengan POAC. Yaitu kegiatan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling).
1) Perencanaan perkantoran (office planning) merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
2) Pengorganisasian perkantoran (office organizing) merupakan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut.
3) Pengarahan perkantoran (office actuating) merupakan suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
4) Pengawasan perkantoran (office controlling) merupakan kegiatan yang memastikan bahwa semua sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Pengawasan juga dapat digunakan untuk mengetahui kelancaran pelaksanaan program, penyimpangan, dan pengarahan.
Disclaimer
Retizen adalah Blog Republika Netizen untuk menyampaikan gagasan, informasi, dan pemikiran terkait berbagai hal. Semua pengisi Blog Retizen atau Retizener bertanggung jawab penuh atas isi, foto, gambar, video, dan grafik yang dibuat dan dipublished di Blog Retizen. Retizener dalam menulis konten harus memenuhi kaidah dan hukum yang berlaku (UU Pers, UU ITE, dan KUHP). Konten yang ditulis juga harus memenuhi prinsip Jurnalistik meliputi faktual, valid, verifikasi, cek dan ricek serta kredibel.
