Debi Primanda

    FOLLOW  

INOVASI BIROKRASI

Politik | Thursday, 20 Jan 2022, 10:41 WIB

INOVASI D-SIGN: DUKCAPIL’S SIGNATURE ELECTRONIC (TANDA TANGAN ELEKTRONIK DUKCAPIL)

Penulis:

Muhammad Khoirul Anwar (Dosen Pembina)

Debi Primanda (20200110200003)

Fina Ananda Putri (20200110200006)

Abstrak

Pelayanan publik berdasarkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 didefinisikan sebagai kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif. Inovasi adalah mengubah suatu proyek atau rancangan pekerjaan dan bertujuan untuk meningkatkan prestasi. Inovasi banyak digerakkan diberbagai bidang, salah satunya adalah pelayanan publik. Inovasi pelayanan publik adalah suatu jenis ide atau gagasan kreatif dan efisien yang memberikan manfaat kepada masyarakat atau rakyat, baik secara langsung maupun tidak langsung. Inovasi memiliki beberapa karakteristik yang akan menentukan tingkat penerimaan suatu usul seseorang terhadap inovasi : 1) Keuntungan Relatif; 2) Kompatibilitas; 3) Kerumitan; 4) Kemampuan diujicobakan; dan 5) Kemampuan untuk diamati

Kata Kunci : Pelayanan Publik, Inovasi, dan Karakteristik Inovasi

PENDAHULUAN

Tanda tangan merupakan hal yang sangat penting untuk memvalidasi dokumen-dokumen penting. Salah satu jenis tanda tangan adalah tanda tangan elektronik, dimana tanda tangan ini menggunakan teknologi digital. Biasanya, bentuk tanda tangan ini beragam, yakni berupa simbol digital, suara, data biometrik, dan kode-kode lainnya.

Kepercayaan masyarakat terhadap tanda tangan elektronik atau digital mulai meningkat seiring berkembangnya zaman. Masyarakat juga tidak ragu untuk beralih dari tanda tangan konvensional ke tanda tangan elektronik. Salah satu contohnya adalah D-SIGN: Dukcapil’s Signature Electronic (Tanda Tangan Elektronik Dukcapil).

Namun di era digital seperti sekarang ini, urusan administrasi di bidang apapun sejatinya terasa mudah karena dapat dilakukan melalui dalam jaringan (online) termasuk menggunakan tanda tangan. Dimana awalnya sebelum masuk ke era digital ini, tanda tangan dilakukan secara manual atau biasa disebut dengan tanda tangan konvensional.

Tanda tangan konvensional memiliki kelemahan, salah satunya adalah penanda tangan harus berada di tempat yang sama dengan berkas atau dokumen yang bertaut. Hal tersebut sering terjadi di sebuah organisasi, baik publik maupun privat. Ketika ada berkas yang harus ditandatangani oleh yang bersangkutan, tetapi orang yang bersangkutan tidak ada di lingkungan organisasi. Sehingga, berkas tersebut harus ditandatangani beberapa hari kemudian.

Sekarang ini, kendala semacam itu dapat diatasi dengan tanda tangan elektronik atau biasa disebut signature electronic. Fungsi tanda tangan digital sama dengan tanda tangan konvensional, yaitu sebagai tanda keabsahan dari sebuah dokumen. Dengan tanda tangan digital, seseorang hanya perlu menyalakan komputer dan membuka berkas yang ingin ditandatangani tanpa perlu pergi jauh untuk menandatangani dokumen.

Selain mendapatkan kemudahan, pengunaan tanda tangan elektronik juga memiliki kelebihan dari segi keamanan dan pengawasan. Bila tanda tangan manual atau konvensional dibubuhkan pada dokumen fisik (hard copy), dokumen tersebut harus disimpan pada tempat khusus. Hal ini membuat tidak ada siapapun yang bisa mengawasi dokumen tersebut. Dokumen atau berkas yang disimpan tanpa pengawasan memiliki resiko ketidakamanan yang cukup tinggi, misalnya, bisa saja berkas-berkas tersebut rusak dan/atau hilang, serta peletakan dokumen yang bertumpuk-tumpuk menyulitkan seseorang dalam mencari dokumen yang diperlukan.

Dokumen digital (softcopy) yang juga menggunakan tanda tangan elektronik dapat dimasukan ke sistem monitor dokumen atau ke dalam komputer. Dengan dimasukkannya dokumen ke dalam penyimpanan digital, setiap akses yang terjadi pada dokumen bisa diawasi dan setiap perubahan dalam dokumen dapat terlihat sehingga dokumen lebih aman.

METODE

Metode penelitian yang diambil oleh penulis adalah penelitian atau studi literatur. Studi literatur merupakan teknik yang dipakai untuk mencari ide atau referensi dalam penelitian. Penelitian literatur adalah salah satu cara untuk menyelesaikan problem dengan menelaah sumber-sumber yang sudah ada sebelumnya.

Sumber penelitian literatur diklasifikasikan menjadi dua, yaitu sumber primer dan sekunder. Pertama, sumber primer (primary source) adalah karangan asli yang ditulis oleh seorang yang melihat, mengalami, atau mengerjakan sendiri. Bahan bacaan ini dapat berupa buku harian, disertasi, tesis, laporan penelitian, dan hasil wawancara.

Sedangkan yang kedua adalah sumber sekunder (secondary source), yaitu tulisan tentang penelitian orang lain, tinjauan, ringkasan, kritikan, dan tulisan-tulisan serupa yang berhubungan dengan hal-hal tidak langsung disaksikan atau dialami sendiri oleh penulis. Bahan bacaan sumber sekunder ini biasanya dalam bentuk ensiklopedia, kamus, buku pegangan, abstrak, indeks, dan textbooks.

Berdasarkan penjelasan di atas, penulis menggunakan sumber sekunder yang mana penulis mengambil dan membuat kesimpulan dari artikel dan ensiklopedia yang ditulis oleh orang lain maupun suatu lembaga.

PEMBAHASAN

A. Pelayanan Publik

Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Pemerintahan pada hakekatnya adalah pelayanan kepada masyarakat, Tidak dapat untuk melayani dirinya sendiri, tetapi untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyaraakat mengembangkan kemampuan dan kreativitasnya demi mencapai tujuan bersama.

Masyarakat setiap waktu selalu menuntut pelayanan publik yang berkualitas dari birokrat, meskipun tuntutan tersebut sering tidak sesuai dengan harapan karena secara empiris pelayanan publik yang terjadi selama ini bercirikan : berbelit-belit, lambat, mahal, dan melelahkan. Kecendrungan seperti itu terjadi karena masyarakat masih diposisikan sebagai pihak yang melayani bukan yang dilayani. Reformasi pelayanan publik dengan mengembalikan dan mendudukkan “pelayan” dan “dilayani” ke pengertian yang sesungguhnya. Pelayanan yang seharusnya ditunjukan pada masyarakat umum kadang dibalik menjadi pelayanan masyarakat terhadap negara, meskipun negara berdiri sesungguhnya adalah untuk kepentingan masyarakat yang mendirikannya, birokrat sesungguhnya haruslah memberikan pelayanan terbaiknya kepada masyarakat.

B. Inovasi Publik

Sthephen P.Robbins dan Mary Coulter berpendapat bahwa inovasi adalah proses mengubah ide-ide kreatif menjadi produk atau metodekerja yang berguna. (Sthephen P. Robbins dan Mary Coulter, 2010:21).Avanti Fontana mengatakan bahwa inovasi adalah pengenalan caracarabaru atau kombinasi baru dari cara-cara lama dalammentransformasi input menjadi output sehingga menghasilkanperubahan besar dalam perbandingan antara kegunaan dan hargayang ditawarkan kepada konsumen dan/atau pengguna (AvantiFontana, 2010:21). Gareth Jones berpendapat bahwa Inovasi adalah suatu proses dimana organisasimenggunakan keterampilan dan sumber-sumber untukmengembangkan dan mengoperasikan sistem sehingga dapatmelayani kebutuhan pelanggan.

Inovasi bukan hanya menciptakan sesuatu yang baru, namunjuga memiliki karakteristik tertentu sehingga suatu produklayanan atau proses merupakan dapat dikatakan sebagaiinovasi.Rogers (1983) Mengemukakan lima karakteristik inovasi:

1) Keunggulan relative (relative advantage)

Keunggulan relative adalah derajat di mana suatu inovasi dianggap lebih baik/unggul dari yang pernah ada. Hal ini dapat diukur dari beberapa segi, seperti ekonomi, prestise sosial, kenyamanan, dan kepuasan.

2) Kompatibilitas (compatibility)

Kompatibilitas adalah derajat di mana inovasi tersebut dianggap konsisten dengan nilai-nilai yang berlaku, pengalaman masa lalu, dan kebutuhan pengadopsi. Sebagai contoh, jika suatu inovasi atau ide baru tertentu tidak sesuai dengan nilai dan norma yang berlaku, inovasi itu tidak dapat diadopsi dengan mudah.

3) Kerumitan (complexity)

Kerumitan adalah derajat di mana inovasi dianggap sebagai suatu yang sulit untuk dipahami dan digunakan. Beberapa inovasi tertentu ada yang degan mudah dapat dimengerti dan digunakan oleh pengadopsi dan ada pula yang sebaliknya. Semakin mudah dipahami oleh pengadopsi, semakin cepat suatu inovasi dapat diterima.

4) Kemampuan diujicobakan (trialability)

Kemampuan untuk diuji cobakan adalah derajat dimana suatu inovasi dapat diuji coba batas tertentu. Suatu inovasi yang dapat diujicobakan dalam setting sesungguhnya, umumnya akan lebih cepat diadopsi. Jadi, agar dapat dengan cepat diadopsi, suatu inovasiharus mampu mengemukakan keunggulan.

5) Kemampuan untuk diamati (observability)

Kemampuan untuk diamati adalah derajat di mana hasil suatu inovasi dapat dilihat orang lain. Semakin mudah seseorang melihat hasil suatu inovasi, semakin besar kemungkinan orang atau kelompok orang tersebut mengadopsi.

Dalam melakukan inovasi, banyak kendala atau hambatan yang dihadapi. Bentuk dan sumber hambatan tersebut dapatbermacam-macam. Beberapa penghambat tersebut antara lain adalah:

1. Pemimpin atau pihak-pihak yang menolak menghentikanprogram atau membubarkan organisasi yang dinilai telahgagal.

2. Sangat tergantung kepada high performers bahkan top leadersebagai sumber inovasi.

3. Walaupun teknologi tersedia, tetapi struktur organisasi dan budaya kerja, serta proses birokrasi yang berbelit-belitmenghambat berkembangnya inovasi.

4. Tidak ada rewards atau insentif untuk melakukan inovasi atauuntuk mengadopsi inovasi.

5. Lemah dalam kecakapan (skills) untuk mengelola resiko ataumengelola perubahan.

6. Alokasi anggaran yang terbatas dalam sistem perencanaanjangka pendek.

7. Tuntutan penyelenggaraan pelayanan publik vs beban tugasadministratif.

8. Budaya ‘cari aman’, status quo, dan takut mengambil resikodalam birokrasi masih terlalu kuat.

C. Inovasi D-SIGN : Dukcapil’s Signature Electronic (Tanda Tangan Elektronik Dukcapil)

Inovasi Pelayanan Publik yang selanjutnya disebut Inovasi adalah terobosan jenis pelayanan publik baik yang merupakan gagasan/ide kreatif orisinal dan/atau adaptasi/modifikasi yang memberikan manfaat bagi masyarakat, baik secara langsung maupun tidak langsung. Salah satu inovasi pelayanan publik yang menjadi top 45 Inovasi Pelayanan Publik 2021 yaitu inovasi D-SIGN : Dukcapil’s Signature Electronic (Tanda Tangan Elektronik Dukcapil) dari Kementerian Dalam Negeri. Pelayanan dokumen kependudukan dengan tanda tangan digital merupakan upaya lebih memudahkan pelayanan administrasi kependudukan. Upaya tersebut juga sejalan dengan program prioritas pemerintah untuk membangun SDM dan reformasi birokrasi yang bertumpu pada layanan berbasis elektronik.

Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri (Ditjen Dukcapil Kemendagri) meraih penghargaan dari KemenPAN-RB atas penerapan dan pemanfaatan inovasi tanda tangan elektronik atau D’Sign (Dukcapil Digital Signature). D’Sign diikutsertakan dalam Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik (KIPP) 2021 yang diselenggarakan oleh Kemen-PAN-RB dan berhasil menempatkan posisi pada Top 45 Inovasi dari sekitar 20 ribuan inovasi lainnya.

Tanda tangan elektronik atau digital signature jauh lebih memudahkan masyarakat karena dokumen kependudukan bisa dicetak mandiri oleh penduduk di rumah menggunakan kertas putih HVS. Tanda tangan pena dan cap basah pada dokumen kependudukan diganti tanda tangan elektronik dengan QR (Quick Response) Code yang berlaku di seluruh Indonesia. Yang lebih penting, dokumen yang ditandatangani secara digital sudah terenkripsi, sehingga tidak mudah untuk dipalsukan, dan tidak perlu dilegalisir lagi karena sudah merupakan berkas dokumen asli. Keabsahan dokumennya dapat diuji dengan memindai QR Code.

Penerapan inovasi D-SIGN pada dasarnya diawali oleh keinginan masyarakat untuk kemudahan dan kecepatan layanan Dukcapil bagi seluruh masyarakat. Setelah dikaji, ternyata penyebab lamanya proses administrasi penduduk disebabkan karena masih menggunakan tanda tangan basah secara manual dan cap, sehingga pejabat Dukcapil di daerah harus selalu berada di kantor. Padahal, pejabatnya harus mobile untuk berbagai kegiatan seperti jemput bola maupun rapat dengan berbagai OPD. Dengan D-SIGN, pengurusan dokumen kependudukan di daerah dengan jumlah penduduk 500 ribuan dapat selesai dengan hitungan menit. Sedangkan di daerah dengan jumlah penduduk satu jutaan dapat selesai dalam waktu 1 sampai 2 hari.

Adapun kelebihan dari inovasi tanda tangan elektronik Dukcapil yaitu:

1. Dengan inovasi tanda tangan elektronik ini, masyarakat tidak lagi direpotkan datang ke kantor dinas kependudukan dan catatan sipil untuk membuat dokumen kependudukan.

2. Menghemat biaya, dalam artian tidak perlu mengeluarkan uang untuk transportasi.

3. Menghemat waktu kapan saja melalui online, Bisa dimana saja dengan memanfaatkan teknologi berupa gadget (smartphone) dan komputer dapat mempermudah masyarakat dalam melakukan administrasi dokumen kependudukan.

Adapun kekurangan yang terjadi dalam penerapan inovasi tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Masyarakat banyak yang belum memahami pembuatan dokumen kependudukan secara online, dikarenakan sosialisasi yang tidak merata.

2. Banyaknya masyarakat masih meragukan tentang pembuatan dokumen kependudukan secara online dalam hal keabsahan data yang diinput.

3. Masih banyak masyarakat yang belum dapat memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, berupa gadget ataupun komputer.

D. Usulan Inovasi

Inovasi tanda tangan elektronik menggunakan QR Code bisa digunakan di sekolah yang ada di Indonesia, dengan tujuan bisa mempermudah alumni dari sekolah tersebut. Ijazah yang difotocopy tidak perlu dilegalisir, karena cukup dengan scan QR Code yang ada untuk mengetahui keabsahan dari dokumen tersebut. Bagi alumni yang tempat tinggalnya jauh dari sekolah ataupun yang sudah pindah ke daerah lain, tidak perlu datang ke sekolah hanya untuk mengurus legalisir. Tentunya hal ini bisa sangat membantu dan mempermudah para pelajar untuk mengurus administrasi terkait dokumen penting seperti ijazah.

KESIMPULAN

Tanda tangan merupakan hal yang sangat penting untuk memvalidasi dokumen-dokumen penting, salah satu jenis tanda tangan adalah tanda tangan elektronik, dimana tanda tangan ini menggunakan teknologi digital. Salah satu contohnya adalah D-SIGN: Dukcapil’s Signature Electronic (Tanda Tangan Elektronik Dukcapil). Tanda tangan elektronik atau digital signature jauh lebih memudahkan masyarakat karena dokumen kependudukan bisa dicetak mandiri oleh penduduk di rumah menggunakan kertas putih HVS. Tanda tangan pena dan cap basah pada dokumen kependudukan diganti tanda tangan elektronik dengan QR (Quick Response) Code yang berlaku di seluruh Indonesia. Terinspirasi dari inovasi D-SIGN, inovasi tanda tangan elektronik menggunakan QR Code bisa digunakan di sekolah yang ada di Indonesia, dengan tujuan bisa mempermudah alumni dari sekolah tersebut. Ijazah yang difotocopy tidak perlu dilegalisir, karena cukup dengan scan QR Code yang ada untuk mengetahui keabsahan dari dokumen tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Cahyadi Kurniawan, Robi. 2016. Inovasi Kualitas Pelayanan Publik Pemerintah Daerah. Fakultas Ilmu Pemerintahan, Universitas Lampung. Diakses pada 3 Januari 2022 dari https://doi.org/10.25041/fiatjustisia.v10no3.794

Sekretariat. 2021. Inovasi D-SIGN Dukcapil Lolos Top 99 Sinovik Kementerian PAN-RB. Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Diakses pada 3 Januari 2022 dari https://dukcapil.kemendagri.go.id/berita/baca/761/inovasi-dsign-dukcapil-lolos-top-99-sinovik-kementerian-pan-rb

Akbar Prambadi, Gilang. 2021. D'Sign Antar Ditjen Dukcapil Sabet Penghargaan Ini. Republika.co.id. Diakses pada 07 Januari 2022 dari republika.co.id/berita/r2c0dz456/dsign-antar-ditjen-dukcapil-sabet-penghargaan-ini

Vida. 2021. Mengapa Tanda Tangan Elektronik Penting Bagi Setiap Orang?. Diakses pada 06 Januari 2022 dari https://www.vida.id/post/mengapa-tanda-tangan-elektronik-penting-bagi-setiap-orang

Ditjen Dukcapil. 2021. D-SIGN : Dukcapil's Signature Electronik. Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Diakses pada 08 Januari 2022 dari https://youtu.be/RwRYVjlnjUU